Namics erfolgreich Yammer zertifiziert.

YCEPP Badge

Wir freuen uns, bekannt zu geben , dass Bernd Langkau und Vanessa Malke  die Zertifizierungen des Yammer Customer Engagement-Partner-Programm (YCEPP) erfolgreich abgeschlossen haben! Dieses invite-only -Programm dient zur Ausbildung und Zertifizierung wichtiger Partner, um Kunden noch besser bei der Einführung … Weiterlesen

Das Intranet wird Social (Part 2)

Informationen für Intranet Manager

Unternehmen, die diese Grenzen aufbrechen wollen, sehen sich meist vor einer herausfordernden Aufgabe. Die technologische Frage ist bei der Einführung eines Enterprise Social Networks meist einfacher gelöst als der Change Prozess, den es benötigt um eine solche Software erfolgreich in … Weiterlesen

Culturevist – Ideen zur Unternehmenskultur teilen

Wenn immer die Rede von Social Business ist, so fallen auch immer die Begriffe „Unternehmenskultur“, „Offenheit“ und „Change Management“. Es scheint, als ob der Trend der Enterprise Social Networks auch die Diskussion über Unternehmenskultur neu befeuert hat.

Eine spannende Bewegung in diesem Zusammenhang ist #Culturevist:

We’re activists in our own organisations. We care so much about our culture that we’re pretty much willing to lose our job for it. (www.culturevist.com)

Das erste Treffen der „Aktivisten der eigenen Organisation“ hat bereits in London stattgefunden. Anwesend waren unter anderem Vertreter der Marken Starbucks, PwC, Barclays, Telefonica und Innocent.

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Social Business – eine Herausforderung für Unternehmen [Eventrückblick]

Die Veranstaltung "Working Social" vom 15.Januar 2015.

Unter dem Titel „Working Social – Mit Social Business den Arbeitstag positiv verändern“ fand am 15. Januar 2014 bei Microsoft unsere Veranstaltung zum Thema Enterprise Social Networks statt. In vier spannenden Vorträgen zeigten die Referenten anhand praxisnaher Beispiele, welche Voraussetzungen … Weiterlesen

Die Site Mailbox oder das Ende von Outlook als Dokumentenmanagement-System

#sp12. Das Collaboration-Tool Nummer 1 ist immer noch Outlook oder Mails im Allgemeinen. Mitarbeiter verschicken Dokumente per Mail, speichern sie lokal ab, bearbeiten diese um sie zurück zu schicken. Das Problem dabei ist, dass man sich nie sicher sein kann, wo und bei wem die aktuelle Version liegt.

Site Mailbox als Lösung

Um es dem Benutzer noch einfacher zu machen, Mails zu verschicken und die Inhalte trotzdem in SharePoint zu lassen, hat Microsoft in SharePoint 2013 die Site Mailbox eingeführt.

Diese Mailbox ist in jeder Teamsite dabei, hat eine Mailadresse und wird dem Mitarbeiter in Outlook angezeigt. Alle Mails, die z.B. im Kontext des Projekts verschickt werden, können cc an die Mailbox geschickt werden. Der Vorteil daran ist, dass die komplette Kommunikation an einer Stelle ist und auch Mitarbeiter, die später in das Projekt einsteigen, sich einfach in den Verlauf einarbeiten können.

Trennung von Mails und Dokumenten

Mit der Site Mailbox lässt sich eine klare Trennung von Dokumenten und Mails realisieren, da Inhalte stets in SharePoint und Mails in Exchange gespeichert und keine Redundanzen aufgebaut werden. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass die Speicherkapazität effizient genutzt wird, sondern auch den Vorteil der „single source of truth“. Es zählt stets das Dokument in SharePoint und nicht die lokal gespeicherte oder per Mail verschickte Version.

Integration der Mailbox und Dokumente in Outlook

Der Benutzer hat in Outlook nicht nur Zugriff auf die Mails, sondern auch auf die Dokumente, die im in der gleichen Struktur angezeigt werden. Er kann die Dokumente von Outlook (die Links auf die Dokumente in SharePoint sind) direkt öffnen oder per drag and drop in eine Mail integrieren und an seine Kollegen schicken. Das gute ist, dass dabei wiederum nur die Links verschickt werden.

Es können zwar nicht alle Metadaten der Dokumente angezeigt werden, aber fürs erste kann man darauf verzichten und sollte der Benutzer nach Dokumenten suchen, kann er mit einem Klick auf die Bibliothek in SharePoint zugreifen. Dass jede Bibliothek eine eigene Suchbox hat, ist eine weitere Erleichterung für den Nutzer.

Die in Outlook integrierte Bibliothek zeigt dem Mitarbeiter an, welche Dokumente er bereits gelesen hat und welche nicht und sobald ein Kollege ein Dokument ändert und eincheckt, ist das Dokument wieder „ungelesen“. Dies ist sehr hilfreich um Änderungen nachzuverfolgen.

Die Site Maillbox ist damit ein wichtiges Hilfsmittel für den Benutzer und wird die Arbeit mit Mails und Dokumenten sowie die Zusammenarbeit im Team oder in Projekten meines Erachtens stark vereinfachen.  Nicht mehr der Benutzer muss sich entscheiden, ob er ein Link auf ein Dokument verschickt oder das Dokument selbst, sondern das System unterstützt ihn soweit, dass der Prozess für den Benutzer der gleiche bleibt, die Dokumente aber an Ort und Stelle bleiben. Outlook als Dokumenten-Management System könnte damit bald der Vergangenheit angehören.