Klassifizierung von Dokumenten mit dem Document Information Panel

Um die Auffindbarkeit und somit einen einfacheren Zugriff auf die relevanten Dokumente zu erhalten, ist es notwendig, dass diese mit entsprechenden MetaDaten klassifiziert werden. Ideal wäre es, wenn dies direkt bei der Erstellung des entsprechenden Dokumentes geschiet. Die bisherigen Office-Versionen boten hier keine aktive Unterstützung des Benutzers an und dabei ging dann oftmals die Definition dieser MetaDaten vergessen (–> einzustellen und Datei -> Eigenschaften).

Das Zusammenspiel von Office System 2007 und SharePoint 2007 ermöglicht hier nun eine viel einfachere und direktere Erfassung dieser MetaDaten gleich bei der Erstellung des Dokumentes. Über das Document Panel werden die benötigten MetaDaten abgefragt, wobei es sogar möglich ist, dass bestimmte MetaDaten zwingend zu erfassen sind. Das Panel sieht in Word 2007 wie folgt aus:

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Der Vorteil dieses Panels ist es, dass es komplett auf den jeweiligen Anwendungsfall respektive die Vorlage angepasst werden kann. Ferner können damit auch weitergehende Daten aus externen Quellen (z.B. SharePoint-Listen, sQL-Server) für die Auswahl dem Benutzer zu Verfügung gestellt werden. Dies vereinfacht die Erfassung für den Benutzer und eliminiert somit auch Fehlerquellen bei der Schreibweise. Die erfassten MetaDaten werden bei der Speicherung in der entsprechenden SharePoint-Bibliothek publiziert und dienen dort als Filterkriterien. Zudem berücksichtigt die SharePoint-Suche sämtliche erfassten MetaDaten.

Diese Document Panels können individuell pro Content Type definiert werden. Um die Wiederverwendung einzelner Content Types zu ermöglichen, sollten diese jeweils in der Root-Site einer Site Collection definiert werden. Ab dann stehen diese innerhalb der gesamten Site Collection zur Verfügung.

Nachfolgend eine kurze Zusammenfassung, wie ein solches individuell konfiguriertes Panel für einen Content Type erstellt wird:
– Ausgehend von der Root-Site (Home) wählen Sie im Site Actions Menü den Eintrag „Site Settings“
– In der Gruppe „Galleries“ selektieren Sie den Eintrag „Site Content Types“.
– Wählen Sie den gewünschten Content Type aus. Folgende Maske erscheint:

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– Selektieren Sie nun den Menüpunkt „Document Information Panel Settings“ und betätigen Sie danach den Link „Create a new custom template“.
– Es öffnet sich InfoPath und übernimmt die im Content Type definierten Felder. Sie können nun die Gestaltung Ihres indivduellen Panel vornehmen. Das oben abgebildete Beispiel sieht in InfoPath wie folgt aus:

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– Über das Menü „Datei“ können Sie zum Abschluss das erstellte Panel auf dem SharePoint Server publizieren und schliessen Sie InfoPath.
– Im Browser wählen Sie nun den Eintrag „Go Back to the Document Information Panel settings page“ aus. Es empfiehlt sich, den Eintrag „Always show Document Information Panel…“ zu selektieren, da damit sichergestellt wird, dass der Benutzer dieses jeweils automatisch dargestellt erhält. Bestätigen Sie die Einstellungen mit [ok]
– Ihr neu erstellter Content Type mit dem individuellen Panel steht nun zum Einsatz bereit. Weisen Sie diesen Content Type hierzu einfach einer entsprechenden Document Library hinzu.

Etwas ausführlicher finden Sie eine Beschreibung bei Channel9 von Microsoft:
http://channel9.msdn.com/Showpost.aspx?postid=197658

Hinweis: dieser Screencast dauert ca. 20 Minuten und ist in englischer Sprache verfasst.

Offline Funktionen in SharePoint 2007

Eine oft nachgefragte Funktionalität rund um SharePoint 2003 betraff die Möglichkeit, einzelne Inhalte (Listen, Dokumente) ebenfalls offline zur Verfügung zu haben. Leider gehörte dies nicht zum Standardumfang von SharePoint 2003.

Die neue Version, SharePoint 2007 / WSS 3.0, bietet diese lang ersehnte Funktionalität an. Als zentrales Instrument kommt dabei Outlook zum Einsatz. Das folgende Beispiel zeigt auf, wie sich dies dem Benutzer offenbart:

In einer Teamsite existiert eine Taskliste, welche Sie gerne offline mitnehmen möchten. Dabei wählen Sie im Menü „Actions“ den Eintrag „Connect to Outlook“:

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Outlook öffnet sich und synchronisiert automatisch mit der SharePoint-Liste die Inhalte. Sie finden schliesslich alle Tasks dieser Liste unter der Ansicht Tasks in Outlook wieder:

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Die übertragenen Einträge können Sie nun nach belieben editieren. Die Neuerstellung von zusätzlichen Tasks oder das Löschen von existierenden Tasks ist ebenfalls möglich. Outlook synchronsiert diese Inhalte automatisch, sobald Sie das nächste Mal im Netz verbunden sind.

Was kann damit alles synchronsiert werden?

  • alle Listentypen (Tasks, Calendar, Issues, Custom Lists etc.)
  • alle Dokumentenbibliotheken (Doc-Libs, Form-Libs, Slide-Libs, Note-Libs etc.)

Welche Einschränkungen sind zu beachten?

  • Die Offline Funktionalitäten stehen nur im Zusammenspiel von SharePoint 2007 und Outlook 2007 zur Verfügung. Ältere Outlook-Versionen bieten diese Möglichkeit leider nicht
  • Es ist nicht möglich, eine Teamsite als gesamtes Konstrukt zu synchronsieren. Es können nur Listen und Bibliotheken aus diesen Sites heraus synchronsiert werden. Für die Synchronsisation einer gesamten Teamsite steht Microsoft Groove 2007 zur Verfügung

Slide-Library: Verwaltung von einzelnen PowerPoint-Slides

Ein neues Feature im DMS-Bereich von SharePoint 2007 stellt die sogenannte Slide-Library dar. Bis anhin war es nur möglich eine gesamte PowerPoint-Datei im Filesystem oder in einer SharePoint-Bibliothekt zu speichern.

Doch wie fanden Sie bis anhin genau die eine Slide, welche Sie für Ihre Präsentation benötigten? Sind die Dateinamen aussagekräftig genug, ob Sie die gesuchte Slide in der einen Datei oder in der anderen finden? Kommt hinzu, dass Präsentationen oftmals aus sehr vielen Seiten/Slides bestehen, dass die Lokalisierung einer bestimmten Seite schwierig ist.

Für dieses Problem stellt Microsoft mit SharePoint 2007 und PowerPoint 2007 eine neue Lösung bereit. Die Slide-Library. Diese gestaltet sich wie folgt:

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Mit diese Bibliothekt erhalten Sie die Möglichkeit eine gesamte PowerPoint-Präsentation zu publizieren. Anstatt diese nun als einzelnes Dokument zu präsentieren, finden Sie hier die einzelnen Slides mit Screenshot vor. Jeder einzelnen Slide können Sie entsprechende MetaDaten (z.B. Typ der Slide, Kategorisierungen wie Produkt, Kunden, Branche etc.) zuweisen, um die entsprechenden Slides schneller im Zugrif zu haben. Dank den integrierten Filtermechanismen haben Sie so schnell den Überblick, selektieren die gewünschten Slides und importieren diese direkt in Ihre gerade geöffnete PowerPoint-Datei oder erstellen darauf basierend eine neue Präsentation.

Selbstverständlich umfasst dieser Bibliothekstyp alle üblichen SharePoint-Funktionen wie Versionierung, Check in – Check out, Alertmechanismen, individuelle Anpassung der MetaDaten-Struktur usw.

SharePoint Screencasts

Microsoft die Vorteile von Communities endlich entdeckt und lebt die Idee inzwischen mit TechBlogs, Video Podcasting und Communityseiten wie dem msdnwiki.microsoft.com (leider immernoch grösstenteils auf Englisch).
Auf Channel 9 von Microsoft findet Ihr zur Zeit verschiedene Screencasts, die zu unterschiedlichen Themengebieten eine Einführung in SharePoint 2007 geben. Gerade frisch hinzugekommen sind Casts über die Excel Services, Security und Authorization in Windows SharePoint Services v3.0 und Business Data Catalog.

Be Part of it! http://channel9.msdn.com/Showforum.aspx?forumid=38&tagid=34

Masterpages in MOSS 2007

Durch das Masterpage Konzept bietet Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) in der aktuellen SharePoint Version eine neue Möglichkeit das Layout und Erscheinungsbild eines SharePoint Portals zentral zu Verwalten. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Datei Onet.xml, die die Grundkonfiguration eines Sitetemplates (Seitentyp) steuert.

Damit man ein Sitetemplate von einer neu erstellten Masterpage ableiten kann, muss die neue Masterdatei in der ONET.xml als Modul (Ressource) integriert werden. In diesem Beispiel befindet sich die neue Masterdatei "namics.master" im gleichen Verzeichnis wie die Original Sharepoint Masterdatei "default.master":
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\TEMPLATE\GLOBAL
Dadurch kann das virtuelle Verzeichnis "_catalogs/masterpage" weiterhin als Pfadangabe verwendet
werden.

<Module Name="NamicsMasterPage" Url="_catalogs/masterpage" SetupPath="global">
<File Url="namics.master" Type="GhostableInLibrary" IgnoreIfAlreadyExists="TRUE" />
</Module>

Sobald das Modul bekannt bemacht wurde, kann es in der Templatedefinition als Modul integriert werden:

<Configuration ID="0" Name="Default" CustomMasterUrl="_catalogs/masterpage/namics.master">
<Lists>[…]
<Modules>
<Module Name="Default" />
<Module Name="NamicsMasterPage" />
</Modules>
<SiteFeatures>[…]
<WebFeatures>[…]
</Configuration>

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Abbildung: Beispielauszug der onet.xml

Die Anpassung der onet.xml bedeutet noch nicht, dass nun das Template bereits angewendet wird. Dafür ist die neue Masterdatei ist nun in jeder ASPX-Seite dieses Sitetemplates bekannt als: ~masterurl/custom.master
Möchte man nun auf diese Master verweisen, passt man die entsprechende *.aspx Seite im Sitetemplate
an:

<%@ Page language="C#" MasterPageFile="~masterurl/custom.master" Inherits="Microsoft.SharePoint.WebPartPages.WebPartPage,…" %>

Fertig.

Hinweise zum Arbeiten mit Mastertemplates
Man sollte vermeiden die default.master oder ein von Microsoft ausgeliefertes Sitetemplate anzupassen.
Dies kann bei Fehlern dazu führen, dass die gesamte SharePoint Plattform nicht mehr funktioniert, oder dass die eigenen Änderungen durch Software Patches von Microsoft wieder überschrieben werden. Der bessere Weg ist immer die Erstellung eigener Sitetemplates, die sich von einer eigenen Masterpage ableiten.

Da es momentan wenig deutsche Anleitungen zum Thema gibt, gibt es hier noch einen kleinen Tip zur Selbsthilfe: die Meetingsites der Grundinstallation von WSS v3 leiten sich bereits von dem Custom Master "mwsdefault.master" ab. Das Konfiguration des SharePoint Sitetemplate "MPS" kann somit als bereits funktionierende Referenz verwendet werden.

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