IT Service Management basierend auf SharePoint 2013 mit Nintex und MatchPoint

Reporting

Gestern fand im Papiersaal in Zürich die Release Party von MatchPoint Snow statt. Beim neuesten Wurf des Software Herrstellers Colygon handelt es sich um eine unternehmensweite Collaboration Plattform basierend auf SharePoint 2013. Es wird als „Facebook für Unternehmen“ angepriesen. Im Gegensatz … Weiterlesen

Nintex Workflows: Eine alternative zu SharePoint Designer und Visual Studio

Workflows werden in Regel verwendet um Business Prozesse abzubilden. SharePoint stellt für Standard-Prozesse einige vordefinierte Workflows zur Verfügung, wie zum Beispiel für Dokumentenfreigabe oder -feedback. Sobald die wirklichen Prozesse allerdings davon abweichen, reicht dies nicht mehr aus. Für solche Fälle stellt Microsoft zwei Tools zur Verfügung:

  • Einfache Workflows, die nur an wenigen Stellen benötigt werden, können mit dem SharePoint Designer ohne Programmierung erstellt werden. Allerdings muss der Workflow auf jeder Liste bzw. Library einzeln erstellt werden (stimmt nicht für den Designer 2010).
  • Für komplexe oder oft verwendete Workflows steht Visual Studio zur Verfügung. Dies bedingt allerdings, dass ein Programmierer zur Verfügung steht. Je nach Anforderung wird das Erstellen von Visual Studio Workflows schnell sehr aufwendig und für Anpassungen müssen neue Deployments gemacht werden, sofern der Workflow nicht konfigurierbar programmiert wird.

Nintex hat ihr Produkt zwischen diesen beiden Ansätzen positioniert. Mit dem Produkt können selbst komplexe Workflows ohne Programmierung erstellt werden. Das Tool ist im Gegensatz zum SharePoint Designer direkt in SharePoint integriert. Es wird keine zusätzliche Software auf dem Client Rechner benötigt.

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Stärken und Schwächen der verschiedenen Tools

SharePoint Designer Workflows

Stärken:

  • Workflows können durch Benutzer mit entsprechender Berechtigung selbständig erstellt werden
  • Keine zusätzlichen Kosten

Schwächen:

  • SharePoint Designer muss beim Benutzer installiert werden
  • Keine State-Machine-Unterstützung (1)
  • Mangelnde Benutzerfreudlichkeit, komplex in der Bedienung
  • Workflows können nicht exportiert und nicht mehrfach verwendet werden

Nintex Workflows

Stärken:

  • Intuitive Benutzeroberfläche
  • Direkte Integration in SharePoint
  • Activities für viele Anforderungen stehen OOB zur Verfügung
  • State-Machine-Unterstützung
  • Visualisierte Workflow History
  • Reporting
  • Speichern und exportieren von Templates
  • Persönliche Snippets Bibliothek für wiederkehrende Actions-Abfolgen

Schwächen:

  • Bei Mehrfachverwendung muss der Workflow jeweils kopiert werden
  • Lizenzkosten
  • SQL Server Express wird nicht unterstützt

Visulal Studio Workflows

Stärken:

  • Grenzen setzt einzig die Windows Workflow Foundation (WF) von Microsoft.
  • Feature/DLL Deployment
  • Beliebig oft wiederverwendbar
  • Besseres Controlling, da nicht von Benutzern veränderbar

Schwächen:

  • Nur bedingt konfigurierbar durch die SharePoint Administratoren
  • Programmierkenntnisse erforderlich
  • Komplex und aufwendig in der Erstellung

Wann und warum soll welches Produkt eingesetzt werden?

SharePoint Designer Workflows sollten eingesetzt werden, wenn nur wenige, sehr einfache Prozesse abgebildet werden müssen, die nur auf wenigen Listen oder Libraries verwendet werden. Die Erfahrung zeigt, dass Workflows immer komplexer werden als zu Beginn angedacht.

Nintex Workflows 2007 sollte verwendet werden, wenn die Anforderung besteht, dass Workflows von Power Usern erstellt werden können müssen, die Prozesse komplex sind oder State Machine Funktionalität benötigen. Aufgrund der besseren Benutzerführung kann der Einsatz von Nintex auch Sinn machen, wenn viele einfache Prozesse abgebildet werden müssen.

Visual Studio Workflows werden eingesetzt, wenn die Prozesse sehr komplex sind und daher speziell ausprogrammiert werden müssen oder wenn ein Prozess SiteCollection übergreifend an vielen verschiedenen Stellen abgebildet werden muss. Dies kann bereits bei einfachen Prozessen zutreffen.

Nintex Workflows im Detail

Integration in SharePoint
Nintex Workflows sind als Erweiterung von SharePoint konzipiert und komplett integriert. Einstellungen wie Email-Settings, erlaubte Workflow Actions oder Konstanten können global in der Central Administration vorgenommen werden. Viele Einstellungen können in den Site Settings auf SiteCollection und Site Ebene überschrieben werden.

Genau wie SharePoint Designer Workflows, werden auch Nintex Workflows pro Liste bzw. Library erstellt. Allerdings wird kein eigenes Tool benötigt, um Workflows zu erstellen. Workflows können direkt über das Settings Menu der Liste/Library verwaltet werden.

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Safe Looping
Wenn Workflows durch autorisierte Benutzer erstellt werden können, besteht immer ein gewisses Risiko, dass Endlos-Loops erzeugt werden und diese den Server in die Knie zwingen. Nintex löst dies mit der Option „Enforce safe looping“. Wenn diese Option aktiv ist, wir nach jedem Durchgang eine Pause eingeschaltet. Die Länge der Pause ist abhängig von den Timer Job Einstellungen. In der Regel sind dies fünf Minuten. Dies gilt auch für Status-Wechsel in einem State-Machine Workflow.

Workflow Designer
Das Herzstück des Tools ist natürlich der Workflow Designer. Workflows können wahlweise auf Basis eines vorhandenen Templates oder „from scratch“ erstellt werden. Das Tool enthält bereits Templates für verschiedene Standard-Prozesse, es können aber auch eigene Templates erstellt werden. Die Templates dienen als Grundlage und können den Anforderungen entsprechend angepasst werden.

Die breite Auswahl von Workflow Actions sollte in den meisten Fällen ausreichen, um den gewünschten Prozess abzubilden. Zur Auswahl stehen z.B. Approval, Benachrichtigung, diverse List- und Item-Manipulationen oder Active Directory Provisioning Funktionalitäten. Ausserdem gibt es Actions wie Loop und Switch, die den Verlauf des Workflows beeinflussen können. Falls doch einmal eine Funktionalität fehlt, steht eine SDK zur Verfügung, die es einem Programmierer erlaubt, eigene Workflow Actions zu erstellen.

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Die Bedienung ist denkbar einfach. Actions können per „Drag and Drop“ an die gewünschte Stelle gezogen oder über die rechte Maustaste direkt ausgewählt und eingefügt werden. Die Konfiguration erfolgt jeweils direkt auf der Action.

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Konfigurationsanpassungen an Workflow Actions können jederzeit gespeichert werden, auch wenn nicht alle benötigten Informationen vorhanden sind. Unvollständig konfigurierte Actions werden optisch durch ein Warn-Symbol gekennzeichnet. „OnMouseOver“ wird ausserdem eine Warnung mit detaillierten Informationen angezeigt.

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Neben der funktionalen Konfiguration können auch die Labels der Actions angepasst werden. Dies erhöht die Lesbarkeit und ist insbesondere bei zukünftigen Anpassungen und einer möglichen Fehlersuche eine grosse Hilfe.

Templates und Snippets
Leider können auch Nintex Workflows nicht wiederverwendet werden. Stattdessen wird der Template Mechanismus angeboten. Ein fertiger Workflow kann als Template abgelegt und anschliessend innerhalb der SiteCollection als Vorlage verwendet werden. Ein grosser Nachteil dieser Methode ist allerdings, dass es sich dabei um Kopien des Workflows und nicht um echte Wiederverwendbarkeit handelt. Allfällige Änderungen müssen für jeden Workflow separat vorgenommen werden.

Snippets werden verwendet um immer wieder benötigte Abfolgen von Actions zu speichern. Die Snippets werden in der Toolbox auf der linken Seite unter „My Snippets“ angezeigt. Sie sind im Gegensatz zu Templates persönlich und für andere Benutzer nicht sichtbar.

Workflow History
Ganz besonders beeindruckt bin ich von der Visualisierung der Workflow History. Dabei wird der Workflow im Designer Modus dargestellt. Die durchlaufenen Schritte und der hängige Task sind farblich hervorgehoben und zusätzlich mit den entsprechenden Workflow Informationen versehen. So ist z.B. sofort ersichtlich, wer einen Task freigegeben hat und auf wessen Input noch gewartet wird.

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Reporting
Im Tool enthalten ist auch ein recht ausführliches Reporting. Reports können wahlweise von allen Workflows oder einem bestimmten Workflow angeschaut werden.

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Neben den Reports über die Workflows im allgemeinen stehen Statistiken zum Verhalten der Approver zur Verfügung, aus denen unter anderem ersichtlich ist, wie schnell ein Approver im Durchschnitt antwortet und ob dies jeweils innerhalb der Zeitlimite geschehen ist.

Insbesondere die Reports „Errored Workflows“, „Overdue Workflows“ und „Workflows in Progress“ halte ich für einen echten Mehrwert, da so schnell und einfach eine Übersicht gewonnen werden kann und Probleme frühzeitig erkannt werden.

Lazy Approval
Beim Lazy Approval handelt es sich um die Möglichkeit einen Approval Task via Email zu akzeptieren. Die dafür benötigten Keywords lassen sich frei definieren. Lazy Approval macht sicher nicht immer Sinn, kann aber eine durchaus interessante Option sein, wenn die fürs Approval benötigten Informationen per Email versendet werden können. Das Feature lässt sich granular ein- und ausschalten.

Ausblick
Vor einigen Wochen wurde SharePoint 2010 released. Die Benutzerfreundlichkeit der SharePoint Designer Workflows wurde insbesondere durch die Visio Integration klar verbessert. Ausserdem können nun auch SharePoint Designer Workflows exportiert werden. Leider steht auch in der 2010er Version keine State-Machine-Funktionalität zur Verfügung.

Die Veröffentlichung von Nintex Workflows 2010 erfolgt am 12. Juli 2010. Die angekündigten Features hören sich vielversprechend an. Besonders auf die Wiederverwendbarkeit der Workflows innerhalb der SiteCollection bin ich sehr gespannt, da dies eine der grössten noch bestehenden Schwachstellen des Produkts schliessen würde. Mehr Informationen zu Nintex Workflows 2010 finden Sie hier: http://www.nintex.com/en-US/Products/Pages/SPS2010Products.aspx

(1) State-Machine Workflows sind zustandsgesteuert. Der Workflow kann beliebig oft in den gleichen Zustand zurück kommen, bevor der Workflow abgeschlossen wird.

Berechtigungen auf InfoPath Formulare einschränken

InfoPath ist ein wunderbares Tool, um Formulare in SharePoint zu integrieren, die mehr können sollen als die Standard-Listen.
InfoPath Formulare können
• beliebig designed werden
• Daten validieren
• regelbasierte Ansichten anzeigen
um nur einige Vorteile zu nennen. Zusätzlich können mit InfoPath Formularen externe Datenquellen, zum Beispiel aus SharePoint Listen oder Datenbanken, abgefragt oder gefüllt werden.

So weit so gut. Häufig gibt es in Unternehmen jedoch die Anforderung, dass Mitarbeiter nur ihre eigenen Formulare sehen sollen und nicht die Formulare der Kollegen. Da die Berechtigungen bei SharePoint jedoch standardmässig von oben nach unten vererbt werden und List-Item Permission nur bei Listen (siehe Bild) und nicht bei Bibliotheken möglich ist, kann diese Anforderung nicht out-of-the-box gelöst werden.

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Eine Möglichkeit, die Berechtigungen für neu erstellte Formulare zu beschränken, ist die Verwendung eines einfachen SharePoint Designer Workflows.
Der Workflow Designer 2007 enthält zwar keine Aktionen, um Berechtigungen zu setzen, diese können jedoch über die Erweiterung von Codeplex hinzugefügt werden.
Mit Hilfe der beiden Aktionen „Grant List Item Permission“ und „Delete List Item Permission Assignment“ können die Berechtigungen zuerst unterbrochen und gelöscht und dann wieder hinzugefügt werden.
Leider müssen für beide Aktionen die Felder angegeben werden, in denen die User stehen, deren Berechtigungen gelöscht bzw. hinzugefügt werden sollen. Sofern man die Workflow-Activities nicht programmatisch anpasst, können auch nicht mehrere User aus einem Feld ausgelesen werden.
Läuft der Workflow automatisch bei neu erstellten Formularen, werden die Berechtigungen eingeschränkt, so dass z.B. nur noch jeweils der Ersteller und eine Reviewer Gruppe auf die Formulare zugreifen können.
Auch die Formular-Bibliothek in SharePoint 2010 hat sich hinsichtlich „List Item Permission“ nicht weiterentwickelt, dafür bietet der SharePoint Designer 2010 out-of-the-box nun die Möglichkeit, Berechtigungen anzupassen. Wie gut das funktioniert und wie flexibel er dabei ist, werde ich demnächst mal testen.

SharePoint 2010 bei Namics.

Nach Las Vegas und vor der Beta Veröffentlichung am 18. November 2009.

Was tun? Markus Wirrer (St. Gallen) und Markus Spiekermann (Baar) sind mit einer Vielzahl von Informationen und Eindrücken von der diesjährigen Konferenz zurückgekehrt. Viel Neues – manch altes und eine ganze Menge zu tun. Wie angehen, wie strukturieren, und vor allem wie das Wissen nutzbar machen? Ergebnis unserer Überlegungen sieht wie folgt aus.

1. Evaluation der zentralen Themenfelder
2. Identifikation der zentralen Handlungsfelder
3. Zuweisung von Spezialisten(gruppen) zu den Handlungsfeldern
4. Wissensaufbau in der neuen Systemumgebung mittels definierter Use Cases
5. Interne Kommunikation und Wissensvermittlung via Roundtable
6. Externe Kommunikation via Blog

Wir haben uns entschlossen entlang den beiden zentralen Themenfeldern Collaboration / Document Management und Publishing folgende Handlungsfelder genauer zu betrachten:
1. Infrastruktur
Hierzu zählen wir nicht nur die Architektur, Planung, Topologie sowie Hardware Anforderungen, sondern auch die betriebskritischen Themen wie Backup, Recovery und Migrationsszenarien.
Menschen: Sascha David, Reto Rosspeintner, Heinz Beutler
2. Administration
Altbekannte Probleme und Themen aus SharePoint 2007 gepaart mit der Konfiguration und Set-Up der eigentlichen Applikation, Berechtigungskonzept, Informationsarchitektur, Sprachen und den gängigen OOB Funktionalitäten.
Menschen: Markus Wirrer, Markus Spiekermann
3. Development
Dier Hoffnung stirbt zuletzt, auch mit SharePoint 2010 wird es wieder Customizing und Eigenentwicklungen geben. Wie sieht die Erstellung von WebParts aus, welche sind wiederzuverwenden, welche nicht, Was verbirgt sich hinter „Services“
Menschen: David Zahorsky, Maya Feurer
4. FrontEnd Engeneering
Zentarles Thema neben dem eigentlichen Styling und Templating ist die Verwendung,, bzw. Anwendung von AJAY, J-Query, Java Script, WebControls und Silverlight in SharePoint 2010.
Menschen: Andreas Glaser und Baris Bikmaz
5. Suche / Search
Was ist es denn? MOSS Search, WSS Search, FAST? Viel wichtiger und eng mit der Infrastruktur und dem Aufbau der Architektur verbunden – das Thema Indexierung.
Menschen: Harry Preis, Michael Iten
6. Anwendungs- und Integrationsszenarien für Benutzer
Was machte eine Unternehmung heute mit SharePoint – was kann eine Unternehmung Morgen mit SharePoint machen? Von der Informationsarchitektur, über interne Abläufe und Prozesse zur tatsächlichen Anwendung von Collaborationsszenarien – aus Benutzerperspektive.
Menschen: Michael Pertek, Mischa Mundwiler

Jedes dieser Handlungsfelder wird in einzelnen Beiträgen analysieren und berichten über die Neuigkeiten, Änderungen und Konsequenzen des Einsatzes von SharePoint 2010. Los geht’s ab dem 19. November 2010 nachdem die erste Beta Installation läuft. Die beiden SharePoint Teams in Baar und St. Gallen werden auch hier gemeinsam und eng zusammenarbeiten, Elisabeth Stettler koordieniert und stimmt diese entsprechend ab.
Ein separates Handlungsfeld für Namics wird das Thema Sprache werden. Hier scheint auch in SharePoint 2010 keine der gewünschten Mehrsprachigkeit zuträgliche Lösung gefunden worden zu sein.

Nebenbei wird selbstverständlich die ganze Mannschaft in den jeweiligen Themenfeldern mitarbeiten und die Ergebnisse in kurzen Blogeinträgen veröffentlichen.

Seien Sie gespannt!

Orbit 2009: Vortrag „SharePoint effizient einsetzen“

Vortrag von Elisabeth Stettler und Mischa Mundwiler an der Konferenz der Orbit 2009.

Abstract des Vortrags
Mit Microsofts SharePoint Server lassen sich nicht nur kostengünstig und effizient Geschäftsprozesse abbilden, auch Kommunikationswege werden verkürzt und Prozesse transparenter gestaltet. Das papierlose Büro rückt einen Schritt näher und die Motivation der Mitarbeitenden kann spürbar gesteigert werden.

Anhand von zahlreichen Praxisbeispielen aus Schweizer Unternehmen zeigen die Referenten, wie Sie mit Sharepoint auch in Ihrem Unternehmen die Produktivität steigern, wie Sie Abläufe beschleunigen, Kundenanfragen einfacher beantworten und Verkaufsprozesse kostengünstiger steuern können.

Im Seminar haben wir die Möglichkeiten und Grenzen von SharePoint im Rahmen von Geschäftsprozessen und die Einsatzpotential im eigenen Unternehmen aufgezeigt.

Agenda:

  • Geschäftsprozesse in SharePoint
    • Geschäftsprozesse optimieren
    • Prozesslandschaft im Unternehmen
    • Welche Werkzeuge gibt es?
    • Was für wen?
  • Praxisbeispiele
    • Sie bekommen den Auftrag.
    • Prozessmanagement Modell.
    • Kostentreiber im Gesamtprojekt.
    • Kostentreiber in der Umsetzung.

Dowload: SharePoint effizient einsetzen [pdf, 1,2MB]

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