Intranet Navigation: Perfekt mittels Card Sorting

5Bei einem Intranet ist es immer eine der zentralen Herausforderungen, die Informationen in optimaler Form bereitzustellen. Neben der guten Suche ist es letztlich eine gute Navigationsstruktur, welche die Intranet Anwender möglichst gezielt zu den Informationen lenken soll. Ich selbst arbeite hier in meinen Projekten mit Best Practices, die i.d.R. einen guten Teil des Themenspektrums eines klassischen Intranets abdecken. Allerdings gibt es daneben natürlich auch den spezifischen Anteil des Unternehmens, welcher oft durch die aktuelle historisch gewachsene Struktur geprägt ist.

Ein gutes Instrument zum „Aufräumen“ einer solchen Struktur, die dann auch noch verschiedene Interessen und Sichtweisen berücksichtigen soll, ist das Card Sorting. Letztlich eine Methodik, welche aber sehr schön durch verschiedene Online Tools unterstützt wird. Im Nachfolgenden möchte ich Ihnen kurz die Methodik des Card Sortings bei Intranets nahebringen und dazu ein paar der Tools vorstellen.

Intranet Navigation mit Card Sorting

Was ist Card Sorting?

Vom Ursprung her werden beim Card Sorting Themen auf Karten geschrieben und diese unabhängig voneinander auf dem Tisch oder einer Metaplanwand thematisch durch eine gewisse Anzahl an repräsentativen Personen sortiert und Oberpunkten zugeordnet. Hierbei kann es Vorgaben, wie z.B. die Anzahl der Oberpunkte geben oder man kann den Testpersonen auch völlig freie Hand lassen. Daraus entsteht somit eine gewisse Anzahl an Navigationsstrukturen, welche entsprechend übereinander gelegt zumindest eine erste repräsentative Navigationsstruktur ergeben. Dieses „Übereinander legen“ benötigt viel Erfahrung eines Usability Experten und/oder Informationsarchitekten. Online Tools mit einer Cluster Analyse helfen hier aber entsprechend weiter.

Eine kleine Einführung als Video zum klassischen Card Sorting findet sich auf youtube: http://youtu.be/70QziJYQZoI

Warum Card Sorting im Intranet?

Der große Vorteil von Card Sorting ist aus meiner Sicht die unabhängige Verteilung auf Vertreter der repräsentativen Gruppen im jeweiligen Unternehmen. Gerade bei einem Intranet gibt es eine ganze Reihe dieser Gruppen und es ist i.d.R. eine große Herausforderung, hier die optimale Struktur für ein Intranet zu ermitteln. Klassisch erfolgt dies in mehreren Navigationsworkshops, in denen das Projektteam gemeinsam eine solche Navigationsstruktur z.B. über Metaplantechnik entwirft und danach in einer Excel fortführt und optimiert.Gerade bei einer großen Anzahl von Themen ist das schon sehr schwierig, da letztlich viele Punkte gemeinsam diskutiert, priorisiert und verschoben werden. Das Ergebnis kann aber nur einen kleinen Teil der Sichten und Anforderungen an die Intranetstruktur abbilden, da das Projektteam nur bedingt repräsentativ für das gesamte Unternehmen entscheiden kann.

Ein weiterer wichtiger Grund für das Card Sorting in Intranetprojekten ist für mich die Akzeptanzförderung. Über diese Methodik kann ich weitaus mehr Personen in die Entscheidungsfindung aktiv einbinden, was in der Regel einen positiven Einfluss auf die Akzeptanz hat, da man sich einfach besser damit identifizieren kann. Mit den im Nachgang vorgestellten Tools ist es dafür nicht mehr notwendig, dass man das Card Sorting aktiv und vor Ort begleiten muss. Somit ist zumindest theoretisch ein weltweites Card Sorting ohne hohe Kosten möglich. Bei einem internationalen Intranet würde ich dieses Verfahren auch explizit empfehlen, da gerade bei internationalen Gruppen ein hohes Maß an Heterogenität durch die Sprachen und Kulturen vorhanden ist. Diese Heterogenität hat man in Unternehmen aber auch bereits zwischen Standorten, Abteilungen, Hierarchien, etc. In vergangenen Intranetprojekten habe ich hier schon öfters ein paar Überraschungen erleben dürfen.

9 Schritte zur optimalen Intranet Navigation

Nachfolgend möchte ich in mehreren Schritten den Weg zur optimalen Intranet Navigation mittels Card Sorting aufzeigen. Je nach Unternehmen, Ist-Zustand oder Komplexität der Informationen kann dabei jeder Schritt in den Projekten unterschiedlich herausfordernd sein:

Schritt 1: Liste von Themen zusammenstellen

Dieser Schritt ist mit der schwierigste und auch wichtigste Punkt! Seien Sie sich darüber im Klaren, was die Grundlage für eine solche Liste sein soll. Ist es das aktuelle Intranet oder andere Informationsquellen wir z.B. eine Filestruktur? Gibt es evtl. Themen, welche im Rahmen der Analyse ermittelt wurden oder muss ich diese evtl. noch erst über einen Fragebogen ermitteln?

Finden Sie das geeignete Maß, dass heißt, nicht zu wenige aber auch nicht zu viele Themen. Sorgen Sie bereits im Vorfeld dafür, dass die Begriffe über die Beschreibung auch einheitlich verständlich sind. Auch bei der Beschreibung ist ein wenig Augenmaß notwendig, um die Tester nicht unnötig zu beeinflussen. Die Themen sollten deshalb möglichst neutral formuliert sein.

Schritt 2: Auswahl der Repräsentanten

Stellen Sie eine möglichst repräsentative Gruppe an Personen für das Card Sorting zusammen. Durch den Einsatz von Online Tools gibt es hier normalerweise keine Limitationen z.B. aufgrund von Zeit oder Distanzen. Die Lizenzkosten sind hier auch so marginal, dass man ruhig eher mehr als zu wenig Personen einbinden sollte. Schauen Sie, dass Sie Länder, Standorte, Abteilungen, Hierarchien, vielleicht Berufs- und Altersgruppen Ihres Unternehmens berücksichtigen.

Schritt 3: Erstellen Sie die Karten

Die im Schritt 1 definierten Themen sind nun in virtuellen Karten in einem der Online Tools zu hinterlegen. In der Regel geht das sehr einfach z.B. mittels Excel Import. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei allerdings die Mehrsprachigkeit bei internationalen Intranets. War Ihre Liste anfangs deutschsprachig, braucht es hier wenigstens eine englischsprachige Variante. Für manche Länder mag darüber hinaus sogar die eine oder andere regionale Sprache notwendig sein, da dieses die Sortierung evtl. durch Verständnisprobleme stören könnte.

Schritt 4: Testen und Verfeinern

Bei zu vielen oder zu wenigen Topics ist es evtl. sinnvoll, dass Sie das Card Sorting im Kreise des Projektteams mit einem erhöhten Freiheitsgrad anwenden. Dabei können Sie nebenbei auch gleich die Oberpunkte ermitteln und ein wenig an den Begriffen und Beschreibungen feilen. Ein weiterer Punkt ist in diesem Schritt die Festlegung des Freiheitsgrads, d.h. dürfen die Kandidaten eigenen Themen anlegen, umbenennen oder die Oberpunkte ergänzen. Hier kommt es ein wenig auf das verwendete Tool an, aber ich empfehle Ihnen möglichst wenig Freiraum zuzulassen, da jeder Freiheitsgrad die spätere Analyse schwieriger macht. Manchmal ist es aber sinnvoll und begründet. So kann z.B. eine Umbenennung von Begriffen in internationalen Intranets sehr praktisch sein.

Schritt 5: Laden Sie die Personen ein

Sie sollten sich rechtzeitig überlegen, wie, wann und wie oft Sie Ihre Testkandidaten ansprechen und sie zur Teilnahme entsprechend informieren. Evtl. haben Sie diese bereits vorher über das Projekt informiert? Nein? Dann wäre das sicher jetzt ein guter Zeitpunkt. Machen Sie ihnen klar, dass sie zu einem auserwählten Kreis gehören und die Möglichkeit zur Einflussnahme haben. Wichtig ist auch, dass Sie kurz das Card Sorting Prinzip erläutern und auch anbieten, bei Fragen zur Verfügung zu stehen. Das sollten Sie dann natürlich auch für sich entsprechend einplanen … Eine gute Möglichkeit für eine Einführung wären auch Webinare für die verschiedenen Zeitzonen und daneben eine Aufzeichnung für die Personen, welche nicht teilnehmen konnten.

Schritt 6: Begleitung der Session

Lassen Sie Ihren Kandidaten ausreichend Zeit für die Durchführung des Card Sortings. Und vor allem: lassen Sie sie nicht allein. Wenn es Fragen gibt, sollten diese auch unkompliziert per E-Mail oder Telefon gestellt werden können. Zum Ende der Frist sollten Sie 1-2 Erinnerungen einplanen und vorbereiten, denn die Erfahrung zeigt, dass dieses durchaus notwendig ist.

Schritt 7: Auswertung

Bei der Auswertung helfen die Cluster Analysen der Online Tools, welche sich in der Regel auch nach Excel exportieren lassen. Die große Herausforderung ist die eigentliche Interpretation, denn eine finale Navigationsstruktur kann man hierbei nicht erwarten. Auch wird man feststellen, dass es teilweise sehr starke Unterschiede gibt, aus denen wiederum Rückschlüsse für eine Finalisierung zu ziehen sind. Bei der Auswertung sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Wie wollen die Anwender die Informationen gruppiert bekommen? Nach Informationstyp, Abteilung, Thema oder vielleicht nach einem Prozess?
  • Welche Themen sind am wichtigsten und gehören somit in die höher liegenden Ebenen?
  • Lässt sich die Breite und Tiefe der Navigation begrenzen und (wie) bekomme ich ein ausgewogendes Verhältnis hin?
  • Gibt es Unterschiede je nach repräsentativer Gruppe und wie kann ich die lösen? Muss ich hier z.B. mit Redundanzen arbeiten oder helfen mir evtl. Personalisierungs- und Individualsierungsfunktionen wie z.B. Berechtigungen, Favoritenfunktion oder sogar ein frei gestaltbares Dashboard?

Schritt 8: Zusammenfassen, Begründen und Feedback geben

Fassen Sie die Ergebnisse mit einer Erklärung/Begründung zusammen, so dass Sie dieses dann als Feedback an Ihre Kandidaten zurückspielen können. Hier hilft natürlich wiederum eine Webinar, aber eine Zusammenfassung lässt sich auch gut in eine E-Mail verpacken. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Erklärung nicht zu tief einsteigen. Die Navigationsebenen 1-2 darzustellen reicht vollkommen aus. So verkürzen Sie die Ergebnisse und bieten zukünftigen Änderungen noch genügend Freiraum.

Schritt 9: Kontinuierlicher Feinschliff

Spätestens jetzt sollten Sie die Navigation in eine Excel oder noch besser in einen Prototypen übertragen. Meine Erfahrung zeigt, das Sie noch bis zum Ende des Projektes an der Struktur schleifen und diese verfeinern werden.

Empfehlung für Card Sorting Tools

Nachfolgend möchte ich Ihnen eine kleine Auswahl an Online Tools nennen, mit denen Sie den oben genannten Prozess durchspielen können. Die Liste ist nicht vollständig priorisiert. Schauen Sie sich die Tools an, denn in der Regel kann man diese kostenlos ausprobieren. Zwei davon habe ich mal herausgegriffen:

OptimalSort (http://www.optimalworkshop.com/optimalsort.htm)

Sehr verbreitet und oft eingesetzt. Preislich liegt es bei ca. 150 Dollar für einen Survey. Hier gibt auch keine funktionalen Einschränkungen, wie es diese oft bei anderen Tools gibt.

SimpleCardSort (http://www.simplecardsort.com)

Vom Lizenzmodell ist hier lediglich eine zeitliche möglich und man kann zwischen Basic und Pro wählen und man ist mit 50 Dollar im Monat dabei. Interessant bei der Pro ist die Aufzeichnung des Ablaufs, was aber ggf. in Deutschland datenschutzrechtlich kritisch sein könnte. Das wäre bei einem Einsatz vorher entsprechend zu prüfen.

Weitere

Nachfolgend ein paar weitere Tools, welche teilweise kostenfrei und/oder lokal installierbar sind.

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