3 Tipps damit Ihr Intranet Projekt nicht scheitert

Wir haben hier im Blog schon sehr oft über die Aspekte und Gründe berichtet, welche dazu führen, dass ein neues Intranet dann doch nicht den erwarteten Erfolg bringt, das Projekt sehr holprig war oder am Ende es doch nicht so geworden ist, wie man es ursprünglich vor Augen hatte. Auch wenn wir in vielen Beiträgen darüber geschrieben haben, kann man Stolperfallen wie diese eigentlich nicht oft genug ansprechen.

Sag mir, wie ein Projekt anfängt und ich sage Dir, wie es aufhört

Ich bin ja der Auffassung, dass ein wesentlicher Baustein für den Erfolg eines Projektes ganz am Anfang liegt und ein Projekt direkt bei der Initiierung geprägt wird. Dieses kann eine positive, aber eben auch eine negative Prägung sein. Ich habe es aber auch schon öfters erlebt, dass die Einführung oder der Relaunch eines Intranets gar nicht als Projekt gesehen wird. Hier gilt es dem Management klar zu machen, dass es eines ist und auch eine entsprechende Aufmerksamkeit benötigt. Und dann gibt es natürlich auch noch diese „Wir lösen alle vergangenen Probleme und bauen uns eine eierlegende Wollmilchsau“ Projekte. Hier will man aus einem smarten Intranet ein „Enterprise Portal“ inkl. Identity Management, Enterprise Search, Single Sign-On, Mobile Intranet und Business Process Management in einem Schritt schaffen. Sicher gibt es solche Projekte, aber der Teil „Intranet“ ist dann eben nur ein kleines Teilprojekt.

Intranet Erfolgsfaktoren

Zu der Anfangsphase eines Projektes habe ich im ersten Teil der Intranet Projektmanagement Reihe mit dem Titel „Stolperfallen & Tricks für die Analysephase“ geschrieben. Hier habe ich auch eine ganze Reihe typischer Fragen für die Projektplanung angerissen. Nehmen Sie dieses doch einfach als erste Checkliste und passen Sie diese an Ihr Unternehmen und Ihre Ausgangssituation an.

Haben meine Inhalte einen Nutzen und sind sie strukturiert?

Es gibt Intranets mit Inhalten, welche niemanden im Unternehmen einen Mehrwert bieten und wenn ja, sind diese oft irgendwo verborgen und nicht auffindbar. Der Mehrwert/Nutzen von Inhalten in einem Intranet ist elementar für die Akzeptanz, denn ohne einen solchen Mehrwert ist es schwer, die Anwender zu täglichen Nutzern einer solchen Informationsplattform zu machen. Die zentrale Frage zu Anfang eines Projektes sollte also sein, welche Inhalte in ein Intranet gehören und wo sich diese aktuell befinden. Der zweite Teil der Frage ist deshalb interessant, da aus meiner Sicht die Inhalte dann zukünftig möglichst exklusiv im Intranet sein sollten. Das ist nicht immer einfach, macht den späteren Betrieb auf jeden Fall einfacher. Viele Anwender sind aber auf jeden Fall froh, wenn die eine oder andere Information nicht mehr im Filesystem abgelegt ist und man auf diese verlässlich in immer der aktuellsten Version zugreifen kann.

Wie und wo im Intranet man die Information dann findet, ist der nächste Punkt. Hier spielen Navigationsstrukturen, Suche und auch Verknüpfungen/Übersichten eine entscheidende Rolle. Auch hierzu haben wir im Intranet-Blog bereits den einen oder anderen Artikel verfasst.

Während die Navigation und die Strukturierung zentrale Intranet Bestandteile sind, kann das Thema Suche schnell ein Thema für sich sein. Man sollte es auf keinen Fall unterschätzen und es auch nicht als Allheilmittel verstehen. Für eine gute Suche ist viel zu tun und die Technik kann hier nur sehr begrenzt helfen.

Verantwortung, Kultur und Unterstützung durch das Management

Oft gibt es ein wirklich gutes Intranet, welches perfekt durch das Projekt vorangetrieben und auch mit wirklich guten Inhalten an den Start gebracht wurde. Trotzdem gibt es nur am Anfang Zugriffe und nach und nach leidet die Qualität der Inhalte. Das liegt meist daran, dass innerhalb des Projektes nicht dafür gesorgt wurde, dass es für den späteren Betrieb klare Verantwortlichkeiten, Ziele und vielleicht sogar bereits Ideen zu den nächsten Schritten gibt. Ein solches Intranet pflegt sich nicht von selbst und sollte regelmäßig eine entsprechende Aufmerksamkeit bekommen.

Oft ist auch der vielzitierte „kulturelle Wandel“ notwendig um die Anwender zu einer entsprechenden Akzeptanz zu bewegen. Dabei kann die klare und regelmäßige Unterstützung durch das Management hilfreich sein. Auch diese gibt es oft im Projekt, bricht dann aber nach Projektende abrupt ab. Bei eher kollaborativ geprägten Intranets z.B. mit einem Wiki, ist die „Kultur“ und die Integration der Anwender dann noch wichtiger. Geben Sie Ihren Anwendern die Möglichkeit für Feedback und hören Sie zu! Am Anfang eines Projektes, aber ganz besonders danach!

Fazit

Dieser Artikel sollte jetzt nicht nur schwarzmalen und den Finger in die Wunde legen, denn es gibt sie die wirklich erfolgreichen Intranets. Sorgen Sie dafür, dass auch Ihres eines davon wird! Ich drücke Ihnen beide Daumen!

Dieser Beitrag wurde unter Digital Workplace, Intranet & DWP Projekte, Tipps & Tricks veröffentlicht. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink.

Über Thomas Renken

Schwerpunkte seiner branchenübergreifenden Beratungstätigkeit liegen bei der digitalen Unterstützung der internen Zusammenarbeit, Prozesse und Kommunikation. Thomas Renken ist seit mehreren Jahren in diesem Umfeld tätig und besitzt durch seine langjährige Projekterfahrung einen praxisorientierten Überblick über die Lösungsansätze und Technologien. Bei Namics berät er Unternehmen insbesondere zum zielgerichteten und sinnvollen Einsatz von Digital Workplaces im weiten Sinne (Intranet, Extranet, Wikis, Social Intranets, etc.).

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

*

*

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>