5 Schritte: Intranet-Redakteure schulen, informieren, begeistern, binden

Schon in der frühen Phase der Konzeption sollte man sich meiner Meinung nach mit der Thematik „Schulung und Motivation der Intranet Redakteure“ beschäftigen. Zu früh kann in diesem Fall nie zu früh sein, denn die Bereitstellung der Inhalte in einem Intranet ist in der Regel eine der zentralen Herausforderungen einer Intranet Einführung und auch eines Relaunchs. Die Planung sollte sich darüber hinaus nicht alleine auf die Redakteure beschränken. Oftmals müssen im Rahmen des Projektes erst die Voraussetzungen bei den Personen geschaffen werden, die dann später die Redakteure und die Systeme betreuen sollen.

Nachfolgend möchte ich Ihnen einen Überblick typischer Fragestellungen und Erfahrungswerte geben, so dass auch Sie in einem Projekt ein entsprechendes Trainingskonzept auf den Weg bringen und umsetzen können.

Schritt 1 – Festlegung der zukünftigen Intranet-Rollen und -Systeme

Ich starte in der Regel damit, dass ich mir einen Überblick über die zukünftigen Rollen für den fachlichen und auch technischen Betrieb des Intranets mache. Hilfreich ist dabei eine erste kleine Liste der Systeme wie z. B. Content Management System, Enterprise Wiki, etc. In dem eigentlichen Brainstorming der Rollen danach, kommt da schnell mal eine Liste im zweistelligen Bereich zusammen, denn ich versuche hier möglichst differenziert zu denken. Eine Zusammenfassung der Rollen über eine mehrfache Zuordnung zu Personen lässt sich im zweiten Schritt ja immer noch machen. Ich komme beispielhaft z. B. auf folgende Rollen:

  • Intranet Beauftragter (fachlicher Schwerpunkt)
  • Intranet Anwendungsbetreuer (technischer Schwerpunkt)
  • Intranet Redakteur (CMS)
  • Intranet Chef-Redakteur (CMS)
  • Intranet Genehmiger (CMS)
  • CMS Systemadministrator
  • Autor (Wiki)
  • Wiki Entwickler
  • Wiki Bereichsverantwortlicher
  • Intranet Anwender
  • Webanalyse Tool Betreuer

Es handelt sich also um eine technische und fachliche Mischung von Aufgaben zum Betrieb des späteren Intranets. Während für die technischen Rollen in der Regel eine Dokumentation oder oft auch Standard-Schulungen vorhanden sind, sind die fachlichen Rollen fast immer sehr individuell auf das Unternehmen und eben auf das geplante Intranet zugeschnitten. D.h. hier müssen entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen auch zeitnah geplant und im Projekt selbst vorbereitet und umgesetzt werden. Nachfolgend möchte ich mich deshalb auf die fachlichen Rollen beschränken. Anmerkungen/Ideen zu den anderen Rollen finden Sie aber als Download am Ende des Artikels.

Schritt 2 – Aufgaben der fachlichen Intranet-Rollen

Im nächsten Schritt geht es darum, die einzelnen Rollen mit ihren zukünftigen Aufgaben und Kompetenzen genauer zu umschreiben. Hieraus lässt sich dann, mit den entsprechenden Personen im Hinterkopf, der Bedarf für eine Qualifizierung ableiten. Am Beispiel des Intranet-Beauftragten (fachlicher Schwerpunkt) kann eine solche Aufgabenübersicht z. B. wie folgt aussehen:

  • Finale Freigabe der Inhalte
  • Verantwortet übergreifende Aspekte wie Inhalte, Layout, Struktur und Navigation
  • Verantwortet alle globalen News
  • Unterstützt und koordiniert redaktionell die Redakteure in den Standorten und Fachbereichen. Zentraler Ansprechpartner für Fragen der Redakteure
  • Fachliche Betreuung in Hinblick auf Inhalte und neue Anforderungen
  • Sammlung, inhaltliche Bewertung und Planung von Anforderungen
  • Interner Experte für die Themen Mitarbeiterportale, Enterprise Wikis, Intranets inkl. deren Beobachtung, Ableitung von Trends
  • Festlegung und Überwachung des (dezentralen) Content-Live-Cycles

Gerade die beschriebene Rolle des Intranet Beauftragten gestaltet sich entsprechend komplex, wohin gegen der Intranet Redakteur eventuell „nur“ folgende beispielhafte Aufgaben hat:

  • Dezentrale Erstellung und Publikation von Inhalten im Rahmen redaktioneller Genehmigungsprozesse (freiwilliges Vier-Augen-Prinzip)
  • Organisatorische Sicherstellung der Mehrsprachigkeit

Schritt 3 – Aufbau einer Intranet Qualifizierungsmatrix

Der dritte Schritt ist dann die Ableitung einer Matrix, welche die Rollen mit den Systemen kombiniert und zusätzlich bestimmt, in welcher Form (wann, wer, wo, und wie?) eine Qualifizierung stattfinden sollte. Konkrete Beispiele wären z. B. folgende:

Intranet Redakteure

Ich denke die drei Beispiele zeigen exemplarisch ganz gut, dass es sich in der Regel um einen Mix von Qualifizierungsmaßnahmen handelt:

  • Standardschulungen der Hersteller (in der Regel früh im Rahmen des Projektes)
  • Individuelle Schulungen mit eigenen Schulungsunterlagen (normalerweise zu Beginn der Phase für Content & Migration). Eine Variante sind e-Learnings
  • „Learning by Doing“ (insbesondere für die Verantwortlichen der zukünftigen Intranet-Lösung)
  • Dokumentation & Hilfe (verlinkt über das Intranet). Eine Variante sind Video-Tutorials
  • Regelmäßige Auffrischungen in Form von Erfahrungsaustausch, Lessons Learned und Updates nach dem Livegang. Dieses sollte regelmäßig in Form von Treffen (Redaktionssitzungen) und z. B. in einem eigenen Wiki erfolgen

Schritt 4 – Organisation & Sicherstellung des Know-how Transfers

Die oben genannten Schritte sollten für die Gruppe der Redakteure im Rahmen der Konzeptionsphase erst einmal ausreichen. Konkreter wird es dann in der Regel parallel zur Realisierung mit der konkreten Vorbereitung. Grundlage dieser Vorbereitung ist dafür allerdings eine Namensliste der eigentlichen Redakteure und mit deren Aufbau kann man eigentlich nicht früh genug anfangen. Je nach Redaktionskonzept kann es hier bei einer dezentralen Organisation schnell eine große Anzahl an zu schulenden Redakteuren geben, was die konkrete Terminplanung nicht einfacher macht. Mein Tipp: erstellen Sie möglichst früh eine Liste der Redakteure und wenn diese am Anfang nur aus einer Liste von Abteilungen besteht.

Mit der Realisierungsphase ist dann der Zeitpunkt gekommen, bei dem eigentlich feststehen sollte, welche Vorlagen, Workflows, usw. die Redakteure für ihre Arbeit erhalten. Mit diesen Informationen lässt sich dann abschätzen, welche Themen es zu schulen gibt und wie dieses zeitlich und von der Agenda aussehen könnte.

Eine Konkretisierung in Form eines Schulungskonzepts „Know-how Aufbau CMS Redakteure“ könnte z.B. so aussehen:

Art des Know-how Aufbaus

Präsenzschulungen mit Praxisanteil

Lernziel:

  • Überblick zum Intranet Projekt mit Vision, Zielen, Status und Vorgehen geben
  • Aufbau, Struktur und Inhalte im Intranet verdeutlichen („Was gehört an Inhalten in das Intranet?“)
  • Richtlinien/Grundregeln für das redaktionelle Schreiben in einem Intranet vermitteln
  • Arbeiten mit dem Content Management System an konkreten Beispielen (Inhalten, Templates) inkl. Praxisanteil mit Übungen erlernen
  • Vermittlung/Sensibilisierung der Bedeutung der Content-Phase
  • Praxisanteil
    • Seite anlegen
    • Inhalt (Text/Bild/Dokument) pflegen
    • Medien hinzufügen
    • Absätze einfügen/pflegen
    • Links setzen
    • Inhalte übersetzen
    • Freigabe anfordern/erteilen
    • Seite Navigation zuordnen
    • Berechtigung setzen

Dauer: Ca. 3 Stunden (zzgl. 30 Minuten „Puffer“), so dass 2 Schulungen pro Tag durchgeführt werden können

Teilnehmer/Trainer: Moderiert intern durch Intranet-Beauftragen; maximal je 7 Teilnehmer (geplant 6; 1 Platz „Puffer“)

Ort: Interne Schulungsräume der Zentrale

Anzahl Termine: 11 (inkl. 1 Alternativtermin) ab der Kalenderwoche XX.YYYY

Neben den genannten Punkten kann ich noch weitere als Checkliste nennen:

  • Sie sollten sich natürlich auch noch die konkrete Agenda inkl. Zeitvorgaben überlegen
  • Die Struktur der Schulungsunterlagen in Form einer Gliederung ist eine gute Grundlage für die weitere Planung
  • Gerade die Erstellung einer Präsentation und/oder anderer Trainingsmaterialien ist in der Regel ein zeitliches Problem, da hierfür ein entsprechender Entwicklungsstand des Systems notwendig ist. Denken Sie frühzeitig an die Screenshots!
  • Denken Sie rechtzeitig an die Räumlichkeiten und legen Sie die einzelnen Termine ruhig Monate ohne erste Teilnehmer im Kalender an
  • Sie haben ein internationales Intranet mit Redakteuren außerhalb Deutschlands? Dann wird alles kompliziert: Mehrsprachigkeit der Unterlagen, Schulungen an anderen Standorten. Ggf. zusätzliche Trainer, etc.
  • Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Redakteure zusätzlich motivieren können! Arbeiten Sie hier eventuell mit kleinen exklusiven Präsenten, welche Sie den Redakteuren bei der Schulung überreichen
  • Planen Sie eine Generalprobe möglichst mindestens eine Woche vor dem ersten Schulungstermin! Das ist ein guter Test für Technik, Struktur, Zeit und Inhalte und ein klasse Meilenstein
  • etc.

Schritt 5 – Regelmäßige Auffrischungen in Form von Erfahrungsaustausch, Lessons Learned und Updates nach dem Livegang

Ganz wichtig ist es, dass die Redakteure nach der Schulung und auch später nach dem Projekt eine optimale Betreuung erhalten. Denken Sie dran: Die Intranet Redakteure sind extrem wichtig und diese sollten sie permanent motivieren. Das geht mit einem direkten und unkomplizierten Kommunikationskanal und der Möglichkeit sich gegenseitig auszutauschen. Hier bieten sich natürlich Systeme wie ein Forum und Wiki an, aber darüber hinaus sind hier regelmäßige Redaktionssitzungen sehr hilfreich. Schauen Sie, dass Sie dieses direkt nach den Schulungen etablieren und hier dann auch für regelmäßige Updates sorgen. Die Redakteure können dabei auch als gut als Ideengeber genutzt werden.

Zusammenfassung

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen kleinen Einblick in das Thema „Intranet Schulungskonzept“ geben, wobei es hier natürlich primär um den fachlichen/redaktionellen Teil ging. Gerade bei komplexeren Lösungen wie einem Enterprise Portal mit zusätzlichen Herausforderungen wie einem Single Sign-On, Applikationen und verschiedensten Systemen in der Landschaft, ist der Wissensaufbau für deren Betrieb eine enorme Aufgabe. Das ist aber ein anderes Thema …

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Über Thomas Renken

Schwerpunkte seiner branchenübergreifenden Beratungstätigkeit liegen bei der digitalen Unterstützung der internen Zusammenarbeit, Prozesse und Kommunikation. Thomas Renken ist seit mehreren Jahren in diesem Umfeld tätig und besitzt durch seine langjährige Projekterfahrung einen praxisorientierten Überblick über die Lösungsansätze und Technologien. Bei Namics berät er Unternehmen insbesondere zum zielgerichteten und sinnvollen Einsatz von Digital Workplaces im weiten Sinne (Intranet, Extranet, Wikis, Social Intranets, etc.).

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