10 Charakteristika eines perfekten Intranets?

Mit der Intranet Trendliste 2015 hatte Bernd Langkau ja schon einmal den Blick auf aktuelle, wiedergekehrte oder neue Trends für ein heutiges Intranet gewagt. Jonathan Phillips (@DigitalJonathan) beschreibt in seinem Artikel 10 Characteristics of a great intranet was ein großartiges („great“) Intranet ausmacht. Ich möchte die einzelnen Punkte nachfolgend einfach auflisten und entsprechend kommentieren, denn ich finde diese sehr gut und auch durchaus vollständig. Natürlich unterscheidet sich eine solche „Großartigkeit“ je nach Unternehmen und Anwendungsfall, aber die Punkte sind sicher eine wirklich gute Checkliste für ein aktuelles oder aber geplantes Intranet.

Characteristics of a great intranet

Charakteristika 1 – Hierarchische/strukturelle Barrieren bei der Kommunikation überwinden

An open, multi-way communication vehicle: Top Down, Bottom Up, Peer-to-Peer: „(…) there must be a way for employees to let your CEO know what they think!“

Gute Intranet Plattformen zeichnen sich tatsächlich dadurch aus, dass hier die hierarchischen und strukturellen Barrieren bei der Kommunikation überwunden werden. Meine Erfahrung zeigt allerdings, dass hierfür in vielen Unternehmen erst einmal die kulturellen Voraussetzungen geschaffen werden müssen. Nur wenn der Wille auf wirklich allen Ebenen da ist, lässt sich sukzessive das von Jonathan Philips skizzierte Ziel erreichen.

Charakteristika 2 – Intranet als ein „Vermittler“ für bessere Zusammenarbeit

A facilitator of enterprise collaboration: „(…) your intranet can be the key enabler of enterprise collaboration: great intranets are doing this now.“

Ging der erste Punkt teilweise stark in Richtung eines „Social Intranets“ mit den Aspekten der Vernetzung („peer-to-peer“) ist auch nach meinem Empfinden das Thema Kollaboration eines der wesentlichen Eckpfeiler eines modernen Intranets. Der Einsatz von Wikis, Video Konferenzen, etc. sind dabei in den Unternehmen bereits sehr stark verbreitet und müssen hier „nur noch“ über ein Intranet entsprechend kanalisiert werden. Dieses „nur noch“ birgt allerdings oftmals technische Hürden, da ihr Intranet die ausreichenden Funktionalitäten mit sich bringen muss. Zwar bieten viele Intranet Lösungen Funktionen wie ein Wiki, können aber dann funktional nicht mit einem reinen Enterprise Wiki wie Confluence konkurrieren. Hier sind entweder Kompromisse, oder aber eine Integration der jeweiligen Kollaborationslösung in das Intranet notwendig. Dieses kann beliebig komplex werden.

Charakteristika 3 – Prozesse im Intranet für einen besseren ROI

An executor of business transactions: „A great intranet is a place of action and should be a part of business processes.“

Beim Artikel zu den Intranet Trends 2014 wurde angemerkt, dass der genannte Trend „Back to Portal“ doch ein alter Hut ist. Dieses „Back to“ war dabei schon ernst gemeint. Ich spüre schon eine gewisse Renaissance der Enterprise Portale und diese zeichnen sich insbesondere durch die Integration von Applikationen und Prozessen aus. Auf jeden Fall sollte ich wichtige Prozesse in Form von Formularen in meinem Intranet direkt ausführen können und auch den Zugriff zu anderen Anwendungen inkl. Dokumentation, Tipps und Tricks und Ansprechpartnern haben. Gerade bei einer ROI Betrachtung hilft mir dieser Punkt, denn die beiden erstgenannten Kommunikation und Kollaboration lassen sich in der Regel sehr schlecht monetär bewerten.

Charakteristika 4 – Intranet für alle!

A tool that positively impacts every job in your company: „In short, does your intranet make a difference to employees? If you were to take it away tomorrow, would people notice / care / cry?“

Hier geht es um Killerfeatures! Ihr Intranet muss eine ausreichende Relevanz haben. Funktionen wie der Kantinenplan sind zwar ganz oben in den Anforderungslisten, aber eben für die tägliche Arbeit eher unwichtig. Meine Vision ist hier immer das Intranet als „Start in den Tag“ mit dem ich mich initial informiere, auf den Arbeitstag vorbereite und von dem ich in die jeweiligen Business Prozesse abspringe anzusehen.

Charakteristika 5 – Wissensmanagement für alle!

A gateway to business knowledge: „(…) Intranets are a great place to share knowledge and make this knowledge work for the organisation.“

Für mich auf jeden Fall der wesentlichste Punkt eines klassischen Intranets. Die Informationen (das Wissen) stehen im Fokus eines Intranets und müssen dabei von einer hohen Informationsqualität sein. Qualität heißt hier Aktualität, Vollständigkeit, Korrektheit, etc. und dieses sollte mit einem professionellen Content Management System, redaktionellen Prozessen und Governance sichergestellt werden. Ihr Intranet Nutzer müssen sich darauf verlassen können, dass sie bestimmte Informationen nur im Intranet und dort in maximaler Qualität finden und nutzen können. Stellen Sie dieses sicher und sorgen Sie so dafür, dass andere Quellen wie ein Dateisystem oder Email langsam versiegen.

Charakteristika 6 – Intranet als Plattform zur Vermittlung der Werte

A digital reflection of the values of the company: „A great intranet is in tune with the company way.“

Es gibt ja ab und an die Diskussion, ob ein Intranet denn unbedingt dem Corporate Design entsprechend muss. Auf jeden Fall und neben dem Layout ist ein Intranet ein klasse Instrument für die Darstellung und Vermittlung der Werte eines Unternehmens. Ist die Einführung speziell eines Social Intranets ein Change Projekt, kann dieses selbst auch für den Change Prozess genutzt werden.

Charakteristika 7 – Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit über die strukturellen Grenzen hinweg

Serves to build enterprise community: „Allowing people to connect by surfacing interests, skills, experiences and hobbies on a profile page is the first step; the second is to provide intranet ‘space’ and company time for that community to thrive.“

Mit dem Punkt 2 „A facilitator of enterprise collaboration“ wurde ja schon die Kollaboration benannt und der Aspekt „Community“ hängt wiederum mit der erstgenannten „Peer-to-Peer Communication“ zusammen. D. h. die Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit über die strukturellen Grenzen hinweg. Ich finde das von Jonathan Phillips genannte Stichwort „Innovation“ sehr wichtig. Ich teile seine Auffassung, dass ein Intranet eine gute Plattform zur Förderung des Engagement der Mitarbeiter in Form eines Innovations- und Ideenmanagements sein kann.

Namics hat weitreichende Erfahrungen im Community Building in Unternehmen, und ich denke, dass hier die Zukunft liegt und wir hier immer wieder gute Beispiele mitbekommen werden. Auf der anderen Seite bedeutet dieses aber auch, dass solche Communities in den Unternehmen entsprechend betreut und gefördert werden. Hier bilden sich derzeit mit dem „Community Manager“ ganz neue Jobs in den Unternehmen heraus.

Charakteristika 8 – Transparenz als wesentlicher Faktor für die Akzeptanz

Transparent governance, management and strategy: „Be sure to publish the governance structure, your intranet strategy (…)“

Es soll Intranets geben, welche gar keine Organisationsstruktur und Regularien haben, welche man veröffentlichen könnte… Damit fängt es natürlich an und neben der Tatsache, dass man sich Gedanken um den Betrieb und die Weiterentwicklung der Plattform gemacht hat, ist die Transparenz ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz. Denn mit einer solchen Governance betone ich ganz nebenbei die Wichtigkeit des Intranets und sorge mit Zielen und einer Vision dafür, dass die Nutzer erkennen, dass dieses auch in der Zukunft weiter Sinn macht sich hier entsprechend zu engagieren. Ein (Social) Intranet funktioniert nur mit den Anwendern und diese müssen entsprechend begeistert werden!

Charakteristika 9 – Intranet als Plattform für Engagement

An engaging space: „This is one is difficult to define but you know when you’ve got it!“

Was soll ich dazu noch sagen! Wenn man die zuvor genannten Punkte richtig gemacht hat, wird sich dieses hoffentlich einstellen und das Intranet einen entsprechenden zentralen Stellenwert im Unternehmen einnehmen. Es ist dafür oft ein langer Weg zu gehen, aber es ist auf jeden Fall machbar!

Charakteristika 10 – Intranet überall!

Available where your employees need it: „A great intranet has a reach as broad as your employees day-to-day geography.“

Es wird heutzutage immer schnell über „Mobile First“ gesprochen und dieses auch im Zusammenhang mit einem Intranet. Aber selbst dann wird oft nur an einen kleinen Teil der Mitarbeiter des Unternehmens gedacht und ein Großteil außen vor gelassen. Ich hatte den Fall mit 700 Mitarbeitern in der Zentrale, welche ein Intranet haben, gegenüber mehr als 18.000 Mitarbeitern in den Außenstellen, welche vollständig von der Kommunikation abgeschirmt waren. Diesen Fall gibt es oft und wenn in vielen Fällen primär die Blue-Collar-Worker in der Produktion davon betroffen sind.

Dabei gibt es viele gute Beispiele von Intranets auf Kiosk-Systemen oder als Ersatz/Ergänzung für die „Schwarzen Wände“ in der Produktion. Ich denke schon, dass hier die Nutzung privater Endgeräte wie Smartphones oder der PC zuhause eine Rolle spielt. Hier müssen allerdings gerade in Deutschland noch Bedenken ausgeräumt und Sicherheitsfragen geklärt werden.

Fazit

Wie schon erwähnt, werde ich diese Liste für meine Projekte sicher als Orientierung verwenden. Gibt es Charakteristika, welchen Ihnen fehlen? Sehen Sie die Priorisierung anders oder würden Sie den einen oder anderen Punkt eher streichen? Ich würde mich über eine Diskussion freuen.

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Über Thomas Renken

Schwerpunkte seiner branchenübergreifenden Beratungstätigkeit liegen bei der digitalen Unterstützung der internen Zusammenarbeit, Prozesse und Kommunikation. Thomas Renken ist seit mehreren Jahren in diesem Umfeld tätig und besitzt durch seine langjährige Projekterfahrung einen praxisorientierten Überblick über die Lösungsansätze und Technologien. Bei Namics berät er Unternehmen insbesondere zum zielgerichteten und sinnvollen Einsatz von Digital Workplaces im weiten Sinne (Intranet, Extranet, Wikis, Social Intranets, etc.).

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