Intranet Projekt: Intranet Roll-Out: Jetzt wird es ernst!

In den letzten vier Phasen haben wir uns mit der Analyse, Konzeption, der Umsetzung und dann den Inhalten gewidmet. Es wird nun Zeit, dem neuen Intranet endlich eine Leserschaft zu geben. Einfach „anschalten“, oder was? Schön wär´s!

In der Regel ist hier noch einiges zu tun. Aber: Diese Phase dauert nicht so lange.

Oder besser: Sollte nicht so lange dauern, denn: Die Inhalte wurden/werden ja bereits parallel eingepflegt. Das bedeutet auch: Je länger man nun noch mit der Liveschaltung wartet, desto eher sind die Inhalte bereits veraltet oder laufen gegenüber den alten Quellen auseinander. 1-2 Monate für die Roll-Out-Phase – das wäre eine gute Größenordnung. Die zentrale Frage: Roll-Out als „Big Bang“ oder in mehreren „Waves“?

Aber dazu später mehr…

Mehr als nur Einschalten?

Wenn man es nicht nur einschalten muss; was genau wäre dann noch auf unserer Aufgabenliste? In der Regel gibt es noch immer die restliche Migration/Pflege der Inhalte und hier insbesondere die „geschlossenen“ und „internationalen“, d.h. solche, die später nicht für alle Leser zugänglich oder erst für spätere „Waves“ geplant sind.

Mit der wichtigste Punkt ist aber die abschließende „Qualitätssicherung“ inkl. Abnahme. Das bezieht sich  nicht nur auf die Technik, sondern insbesondere auf die genannten Inhalte. Das neue Intranet soll ja nicht nur schnell und fehlerfrei funktionieren, auch die Texte und Informationen sollten frei von Rechtschreibfehlern und in sich vollständig sein. Die Qualitätssicherung ließe sich also in folgende Arbeitspakete aufteilen:

  • Inhaltliche Prüfung (Inhalt, Struktur, Oberfläche)
  • Funktionale Tests Produktivsystem
  • Last- und Performance Tests

Den Staffelstab vorbereiten und übergeben

Auch wenn wir noch eine nächste Phase planen und eine Betreuung der Fachbereiche durch das Projektteam erfolgt, ist eine Übergabe in den regulären Betrieb und die spätere Portalorganisation vor dem eigentlichen Roll-Out wichtig. Wichtig ist dafür eine gute Dokumentation, ganz offizielle Übergaben und z.B. eine Einweisung des Help Desks. Ein Projekt ist für mich insbesondere durch ein geplantes Ende definiert und man sollte hierfür auch selbst sorgen, so dass es nach dem Projektende trotzdem weitergeht.

Big Bang oder Waves?

Für die eigentliche Liveschaltung ist zu entscheiden ob dieses direkt für alle Anwender/Inhalte oder besser sukzessive erfolgen sollte. Ich habe schon alle Konstellationen erlebt und man muss sagen, dass ein echter „Big Bang“ ein zu hohes Risiko für einem großem „Boooom!“ birgt. Man unterscheidet da zwischen den Portalen, welche nach ein paar Stunden abgeschaltet werden oder eben jene, welche „sich selbst abschalten“ …

Besser ist auf jeden Fall eine Aufteilung in mehrere kontrollierte Wellen mit geplanten Zeitabständen um etwaige Probleme abfedern zu können. Bei einer Aufteilung bieten sich Pilotgruppen (Abteilungen), Standorte, Länder, Sprachen o.ä. an und man sollte hier möglichst klein starten. Das zahlt sich in der Regel aus, wenn es keine Probleme gibt, denn Rückfragen und Bedarf für eine gute Kommunikation mit den Anwendern gibt es auf alle Fälle.

Jetzt Einschalten und dann: Feiern!

Auch wenn das Einschalten normalerweise eher an nächtlichen Wochenenden stattfindet, sollte gefeiert werden. Dank eines guten Projektmarketings während der gesamten Laufzeit warten die Anwender ja idealerweise mit einer gewissen Vorfreude auf das neue Intranet. Was dann nach dem Projekt bei einem Betrieb zu beachten ist, behandeln wir dann im letzten Teil unserer Reihe.

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Über Thomas Renken

Schwerpunkte seiner branchenübergreifenden Beratungstätigkeit liegen bei der digitalen Unterstützung der internen Zusammenarbeit, Prozesse und Kommunikation. Thomas Renken ist seit mehreren Jahren in diesem Umfeld tätig und besitzt durch seine langjährige Projekterfahrung einen praxisorientierten Überblick über die Lösungsansätze und Technologien. Bei Namics berät er Unternehmen insbesondere zum zielgerichteten und sinnvollen Einsatz von Digital Workplaces im weiten Sinne (Intranet, Extranet, Wikis, Social Intranets, etc.).

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