Intranet Projekt: Alles fertig und doch am Anfang!

Das neue Intranet ist live? Keine technischen Probleme? Die Anwender sind alle zufrieden? Die Redakteure pflegen fleißig neue Inhalte ein? Wenn man davon ein paar mal mit einem „Ja!“ antworten kann, dann kann man Ihnen einen klaren Glückwunsch aussprechen. Freuen Sie sich über Geleistetes.

Oftmals stehen eher die technischen Probleme noch länger im Fokus und das Projektteam und die Redakteure sind dann erleichtert, dass der Stress ein wenig abebbt. Aber Vorsicht: Wichtig ist gerade jetzt, dass keine Pause eintritt und das Intranet „am Leben gehalten“ wird! Damit das sicher gelingt, sollten im Rahmen des Projektes diese Themen und Aufgaben vorbereitet sein und eine entsprechende Intranet-Organisation mit Rollen, Kompetenzen und Regeln stehen.

Intranet Governance Checklist

Hier ein paar Tipps:

Zwei zentrale Fragen stehen an:

  • Welche Bereiche/Personen sollen zukünftig für Inhalte, Anwendungen und Systeme des Intranets zuständig sein?
  • Welche Prozesse müssen hier festgelegt und Kompetenzen definiert werden?

Die Intranet-Organisation: Frühzeitig Rollen, Kompetenzen und Regeln klären!

Die Frage der zukünftigen Organisation und des Betriebs, sollte man möglichst schon in der Konzeptionsphase angehen, da dieses oft recht kompliziert werden kann:

  • Sind hier doch neue Aufgaben zu verteilen und man kann nicht davon ausgehen, dass diese durch Neueinstellungen besetzt werden.
  • Es ist Know-how gefragt und noch hat man während des Projektes Zeit für eine entsprechende Schulungsplanung.
  • Für manche Rolle ist es von Vorteil, dass diese Personen bereits im Projekt aktiv mitwirken. So können z.B. Entscheidungen später besser nachvollzogen und auch argumentiert werden.
  • Sind Personen bereits vorher bekannt, können diese auch frühzeitig in der Projektkommunikation platziert werden.

Über was für eine Organisation sprechen wir denn überhaupt und was hätte dieses denn für Aufgaben? Letztlich geht es um die Steuerung, Verwaltung, Redaktion und die Qualitätssicherung. Jeder dieser Bereiche muss entsprechend für das eigene Intranet hinterfragt und ausformuliert werden. Hier am Beispiel der Steuerung:

Strategische Planung

  • Autorisierung, Budgetierung und Planung von Projektvorhaben
  • Budgetierung und Schwerpunktsetzung für laufende Portalverwaltung
  • Periodische Anpassung von strategischen Zielen

Vorgaben / Richtlinien

  • Erstellung von Vorgaben/Richtlinien z.B. für Inhalte
  • Definition der Erfolgsmessung

Change Management

  • Kommunikation größerer Änderungen, Ausfälle, etc.
  • Allgemeines Portal-Marketing
  • Kommunikation (News, Blogs)

Einbeziehung des Intranets in andere Informationsprozesse

  • Identifizierung und Abstimmung von für das Portal relevanten Informationsprozesse
  • Priorisierung der Prozesse und Vorgaben für die Einbindung des Intranets in diese Informationsprozesse

So legen Sie Rollen und Aufgaben fest

Darauf basierend lassen sicher wiederum einzelne Rollen ableiten, welche man ganz konkret benennen sollte. Hier z.B. die Gruppe des „Portal Competence Teams“ mit seinen Aufgaben:

„Besteht aus den führenden Vertretern der einzelnen Redaktionsteams (Head Editors), dem Leiter des Technical Teams und dem Portal Coordinator. Dieses virtuelle Team steuert und verwaltet letztlich das Intranet und trifft die zentralen Entscheidungen. Die Aufgaben sind wie folgt:

  • Stellt eine Plattform zur Koordination der Implementierung von Tools, Definitionen, Weiterentwicklung des Intranets, Konzeption und Festlegung von Prozessen bereit
  • Entscheidungen des Intranets Councils umsetzen
  • Organisatorische und konzeptionelle Weiterentwicklung betreiben
  • Intranet Regeln und Prozesse ausarbeiten und deren Einhaltung überwachen
  • Anfragen für Meta Daten prüfen, entscheiden und bereitstellen.
  • Organisatorische Abläufe für die Inhaltspflege festlegen
  • Design-Vorschläge für Intranet Seiten auf Basis gültiger CI-Vorschriften erarbeiten
  • Informations- und Navigationsstruktur-Vorschläge ausarbeiten
  • Entfernung von Informationen und Web-Anwendungen unter Einbeziehung der Herausgeber veranlassen, die gravierend gegen die Intranet-Regeln verstoßen
  • Definition von Benutzerrollen und -gruppen. Erhält dazu einen Überblick über Benutzerrollen und
    -gruppen
  • Definition der Navigationspunkte der Ebenen 1-2. Prüft / ändert bei Bedarf die Navigationsstruktur
  • Prüft und beantwortet Supportanfragen
  • Entscheidung für einzubindene und zu nutzende Werkzeuge
  • Entscheidet über die Intranet Prozesslandschaft und die jeweiligen Inhalte und Werkzeuge
  • Stellt ein durchgängiges „Look & Feel“ der Intranet Inhalte sicher
  • Stellt die Durchgängigkeit, Einhaltung und Nutzung der Intranet Web Werkzeuge und Prozesse sicher.
  • Ruft das Intranet Council für finale Entscheidungen ein.
  • Das Portal Competence Team übernimmt keine Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit der Informationen.“

So beschreibe ich jede Rolle mit ihren Aufgaben und stelle dieses als Organigramm einer virtuellen Organisation dar. Erst im nächsten Schritt geht es dann um konkrete Personen.

Eine solche „Stellenbeschreibung“ hilft dann später seht gut die erwarteten Aufgaben zu koordinieren und z.B. über regelmäßige Treffen zu organisieren. Es mag dabei auf den ersten Blick zu komplex und kostenintensiv sein, aber aus meiner Sicht zahlt sich ein Intranet nur aus, wenn dieses mit einer entsprechenden Professionalität betrieben wird.

Abschließendes Fazit

Das war nun die sechteilige Reihe zu meinen Erfahrungen in Intranet Projekten. Sie sehen und Sie wissen sicherlich aus eigener Praxis nur zu gut: Der Teufel steckt im Detail der Aufgaben und Anforderungen. Aber bricht man sich alle Phasen einmal sauber herunter und unterteilt sie ähnlich meines Phasenplans in die genannten sechs Steps mit Unterpunkten, dann verliert die Komplexität ihren Schrecken. In jedem Fall wünsche ich gutes Gelingen rund um Ihr Intranet.

Dieser Beitrag wurde unter Governance, Intranet & DWP Projekte, Intranet Manager abgelegt und mit , , verschlagwortet. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink.

Über Thomas Renken

Schwerpunkte seiner branchenübergreifenden Beratungstätigkeit liegen bei der digitalen Unterstützung der internen Zusammenarbeit, Prozesse und Kommunikation. Thomas Renken ist seit mehreren Jahren in diesem Umfeld tätig und besitzt durch seine langjährige Projekterfahrung einen praxisorientierten Überblick über die Lösungsansätze und Technologien. Bei Namics berät er Unternehmen insbesondere zum zielgerichteten und sinnvollen Einsatz von Digital Workplaces im weiten Sinne (Intranet, Extranet, Wikis, Social Intranets, etc.).

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

*

*

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>