Intranet Projekt: Auf, auf, Ihr Intranet-Redakteure!

Im Rahmen der mehrteiligen Blog-Reihe gehe ich auf die einzelnen Phasen eines Intranet Projektes ein. Der dritte Teil drehte sich um die die Realisierung – nun also sollte zumindest technisch ein Intranet vorliegen. Das „Danach“ lässt sich hierbei relativieren, denn ich hatte in dem Beitrag von Zwischen-Releases berichtet, bei denen z.B. ein Release 0.8 schon für Schulungen und die redaktionelle Erstellung von Inhalten genutzt werden kann.

Intranet Redaktion

Meine klare Empfehlung ist, mit einem solchen Schulungsrelease zu arbeiten, da dieses auch einen super Test darstellt. Im Grunde wird das neue Intranet hier zum ersten Mal produktiv von Anwendern genutzt. Fallen dann hier noch Aspekte negativ auf, gibt es zumindest eine Chance, diese bis zum finalen Stand zu korrigieren. Zeitlich ist die Phase „Content & Migration“ parallel zu den Phasen „Realisierung“ und „Roll-Out“ zu sehen.

Die Stichworte „Schulungen“ und „Pflege von Inhalten“ sind als Aufgaben gefallen. Aber was gibt es in dieser Phase noch an Aufgaben? Folgende seien hier exemplarisch genannt:

  • Erstellung von Schulungsunterlagen und Handbüchern
  • Durchführung der Schulungen
  • Schulung „Redaktionelles Schreiben“
  • Durchführung von Administrationsschulungen
  • Pflege der Metadaten
  • Erstellung der Dokumentation
  • Betreuung der Fachbereiche durch das Projektteam
  • Migration von Inhalten aus anderen Quellsystemen
  • Inhaltliche Prüfung (Inhalt und Struktur)
  • Funktionale Tests auf dem QS-System

Also sehr viel Schulung und Dokumentation, aber ganz besonders auch eine erste und möglichst intensive Betreuung der Redakteure und Kommunikation. Warum? Eines ist klar: ohne Inhalte, kein Intranet. Die Gruppe der Redakteure ist also enorm wichtig für das neue Intranet und sollte entsprechend motiviert werden.

So werden Ihre Intranet-Redakteure gut geschult

Die erste Herausforderung ist die Erstellung der Schulungsunterlagen in Form einer Präsentation und evtl. eines Handbuches, denn eigentlich läuft ja noch parallel die Entwicklung weiter. Hier gilt es frühzeitig abzustimmen, welche der Vorlagen und Funktionen man für eine Schulung benötigt und welche eher optional sind. Diese sind frühzeitig zu testen, mit Demo-/Schulungsinhalten zu füllen und dann daraus evtl. Screenshots für die Unterlagen zu erstellen. Die Erfahrung zeigt, dass dieses immer kurz vor Toresschluss stattfindet und der erste Schulungstermin sehr spannend wird.

  • Apropos Schulungstermine: Diese sollten bereits Anfang der Realisierungsphase zusammen mit dem Schulungskonzept stehen und auch mindestens einen Ausweichtermin beinhalten. Gerade bei internationalen Intranets kann die Organisation eine komplexe Sache werden.
  • Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für Ihre Redakteure! Planen Sie mindestens einen halben Tag für die Schulungen ein – mehr wäre besser.
  • Sorgen Sie für Harmonie! Es ist gut, bestimmte Fachbereiche zu trennen oder andere bewusst gemeinsam an einer Schulung teilnehmen zu lassen. Sie haben Einfluss darauf. Nutzen Sie die Möglichkeit!
  • Zeigen Sie den Redakteuren, dass sie eine wichtige Rolle einnehmen! Gut sind ein paar Besonderheiten während der Schulungen und evtl. kleine Präsente und Goodies. Bewährt hat sich auch eine Art Keynote durch eine wichtige Führungskraft.
  • Sorgen Sie für eine gute Betreuung! Hier helfen kleine Gruppen und neben dem Trainer vielleicht noch ein zusätzlicher Assistent, welcher parallel bei Übungen unterstützen kann.
  • Nehmen Sie die Angst! Ein paar Regeln in Form eines „redaktionellen Leitfadens“ und ein Schulungsteil für „Redaktionelles Schreiben im Intranet“ können hier hilfreich sein. Hier ein paar allgemeine Beispiele für solche Regeln:
    1. Das Interessanteste und Wichtigste gehört an den Anfang. WER hat WAS getan? oder WEM ist WAS widerfahren? WANN? WO? WIE? WARUM? WELCHE QUELLE?
    2. Verwende kurze Sätze und einen einfachen Satzbau
    3. Vermeide Fach- und Fremdwörter und englische Ausdrücke
    4. Vermeide Abkürzungen
    5. Wähle eine Überschrift, die Interesse weckt
    6. Verwende Illustrationen
    7. Gibt Zusatzinformationen
  • Halten Sie die Schulung praxisnah! Ich arbeite hier gerne so, dass die Redakteure bereits „ihre“ Inhalte mitbringen sollen, welche man dann gemeinsam in das Intranet einstellt. Dieses kann z.B. in der zweiten Hälfte der Schulung stattfinden und ist eine sehr gute Überleitung in die spätere Betreuung.

Die optimale Betreuung und Motivation der Redakteure

Die Betreuung und Motivation der Redakteure und der nun folgenden Phase der Pflege ist sehr wichtig und hier sollte man auf eine optimale Kommunikation achten. D.h. die Redakteure sollten immer einen Ansprechpartner haben und diesen auch entsprechend erreichen können. Letztlich ist es immer so, dass die redaktionelle Arbeit neben dem eigentlichen Tagesgeschäft stattfindet und dieses dann zu einer entsprechenden Belastung führt. Die Redakteure sollten also nicht demotiviert werden. Natürlich gibt es immer einen gewissen Anteil an Redakteuren, bei denen man etwas „anschieben“ muss. Hier gilt es sich im Vorfeld zu überlegen, wie man regelmäßig nachprüft ob die Pflege der Inhalte auch wie geplant stattfindet und wie man ggf. „anschieben“ kann. Hilfreich ist das erstellte Migrationskonzept, welches einen Überblick über das Volumen aufzeigen sollte und ein darauf basierendes Commitment der jeweiligen Führungskräfte unserer Redakteure.

Und dann heißt es: Testen, testen, testen

Die Realisierungs- und die Going-Live-Phase beinhaltet eigene Tests, aber insbesondere die Phase „Content & Migration“ bietet eine erste Gelegenheit mit „echten“ Inhalten zu testen. Hier geht es primär um die Struktur („Passt mein Navigationskonzept?“) und die Inhalte. Funktionale Tests zusammen mit den Inhalten sind aber auch wichtig und hier können z.B. sehr gut eine Suche inkl. möglicher Filter, kleinen Anwendungen oder Workflows auf Herz und Nieren geprüft werden. Trennen Sie die Tests aber möglichst von den Redakteuren, denn die haben eigentlich genug anderes zu tun und diese zusätzliche Aufgabe könnte auf die Motivation drücken.

Wie geht es weiter?

Alle Inhalte drin und getestet? Mit der Phase „Going Live“ beginnt dann die heiße Phase und dieser widmen wir uns im vorletzten Teil unserer Reihe.

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