Intranet-Projekt: Intranet-Konzeption mit einem Gewirr an Aufgaben & Fragen

Im Rahmen der mehrteiligen Blog-Reihe gehe ich auf die einzelnen Phasen eines Intranet Projektes ein. Der erste Teil drehte sich um die „Stolperfallen & Tricks für die Analysephase“. Ist in einem Intranet-Projekt die Analyse der Anforderungen erfolgt, sind im Anschluss einige konzeptionelle Tätigkeiten notwendig. In einer solchen Konzeptionsphase bildet sich nach und nach das Intranet als Bild – es wird greifbar und konkret. In meinen Projekten versuche ich über eine Art Checkliste verschiedene Arbeitspakete für die einzelnen Teilprojekten aus den Ergebnissen der Analyse abzuleiten:

Elemente-einer-Governance

Technisch/fachliche Konzeption der Intranet Uses Cases

Aus der Analyse haben sich mehr oder minder konkrete Anforderungen ergeben, welche hoffentlich über Anwendungsfälle gebündelt wurden. I.d.R. müssen diese fachlich konzipiert/konkretisiert und auf jeden Fall technisch spezifiziert werden. Dabei bieten sich Workshops mit den Fachbereichen an. Man sollte darauf achten, dass man relativ schnell zu greifbaren Zwischenergebnissen kommt. Hier bieten sich z.B. Wireframes/Mock-Ups, also Skizzen einer Umsetzung, an.

Definition Intranet Inhaltstypen

Inhaltstypen sind im Grund eine Abstraktion der Anforderungen auf den Inhalt fokussiert. D.h. man sollte die Ergebnisse der Analyse nach Inhalten absuchen und hier Gemeinsamkeiten finden. Beispiele sind hier Termin, Richtlinie, Dokument, Applikation, Produkt, Meldung, etc. Eine solche Liste sollte nun den einzelnen Ziel- und Quellsystemen zugeordnet werden. D.h. woher kommen diese Inhalte aktuell und welches System soll diese im Intranet bereitstellen? Das können CMS, ein Wiki oder auch andere Systeme sein. Diese Inhaltstypen bilden eine gute Grundlage für nachfolgende Arbeitspakete wie beispielsweise die Templates oder helfen dabei, notwendige Schnittstellen zu identifizieren.

In diesem Zusammenhang sollte man auch eine erste Definition zur Festlegung der Dokumentenablage versuchen. Das bedeutet, zu definieren: In welches System kommen zukünftig welche Inhalte?

Festlegung Templates

Speziell in einem CMS wird mit Vorlagen (Templates) gearbeitet. Auch ein Enterprise Wiki bietet solche Mechanismen. Aufgabe ist es nun, alle identifizierten Inhaltstypen über Templates abzubilden. Auch hier bieten sich Wireframes an und wichtig ist es, hier bereits an die Eingabe (Redakteur) und Ausgabe (Intranet) zu denken und diese zu beschreiben.

Ich arbeite hier gerne mit Best Practices, da erfahrungsgemäß bestimmt 80% der Templates immer wieder auftauchen. Eine besondere Form von Templates sind solche für eher strukturierte Inhalte z.B. in Form von Datenquellen. Hier ist es wichtig erfahrene CMS Entwickler dabei zu haben, da die Datenquellen aufgrund von Schnittstellen sehr komplex werden können.

Informationsarchitektur & Benutzerführung

Hier geht es darum festzulegen, wie die Anwender letztlich die Informationen finden. Das kann eine Navigation und auch eine Suche sein. Ich fange hier immer damit an, erst einmal den grundsätzlichen Rahmen zu stecken.

Das bedeutet:

  • Wie ist die Navigation grob aufgebaut?
  • Was für Grenzen setzen wir uns und reden wir eher über eine themenorientierte oder über organisationsorientierte Navigation?

Erst danach versuche ich in Workshops die erste Navigationsebene zu ermitteln. Dabei wird grob der Inhalt beschrieben und hier exemplarisch ein paar darunterliegende Navigationspunkte benannt. Danach hilft eine Excel bei der Strukturierung und weiteren Ausprägung weiter. Grundsätzlich kann man sagen, dass die Festlegung einer Navigationsstruktur enorm viel Zeit kosten kann und es hier ein paar Tricks und Kniffe gibt, um dieses abzukürzen. Ein Tipp ist der Einsatz von Card Sorting; ein anderer die Verwendung von Best Practices, die insbesondere bei Intranets sehr gut funktionieren.

Detailkonzept Mehrsprachigkeit

Je mehr Sprachen für die Inhalte, desto komplexer ein Intranet. Nicht unbedingt für die Anwender, aber auf jeden Fall für die Organisation und Redaktion. Es gibt hier eine ganze Reihe von Ansätzen, wie man mit einer Mehrsprachigkeit umgeht. Am Ende zählt, dass man sich auf eine Regelung einigt und diese entsprechend kommuniziert. Hier ist es sinnvoll, dass mit Anwendern der Auslandsgesellschaften gesprochen, um z.B. den Bedarf für lokale Sprachen zu prüfen.

Portal-Layout (Optik/Theming)

Das Intranet benötigt ein „Gesicht“. Dieses gilt es möglichst früh zu skizzieren. Hier fließen letztlich alle Ergebnisse der Arbeitspakete wie z.B. Navigation, Inhalte oder Funktionen zusammen und können sichtbar gemacht werden. Am Anfang reichen auch hier Skizzen in Form von Wireframes, welche nach und nach über ein Design konkretisiert werden.

Themenkatalog, Kategorisierung

Themen, Kategorien, Tags, Metadaten – alles Möglichkeiten, um neben einer Navigation eher unstrukturierten Informationen eine Struktur zu geben. Je nach Inhalt kann dieses unterschiedlich sein und dann auch unterschiedlich – z.B. durch eine Suche  – genutzt werden. Beispiele können Kanäle für News sein oder die Zuordnung von Produktinformationen zu einzelnen Seiten oder Dokumenten. Wichtig ist hier: Nicht zu komplex werden, denn diese Metadaten müssen auch zugeordnet und aktuell gehalten werden. Hier sind schnell Akzeptanzprobleme bei den Redakteuren vorprogrammiert.

Rollen, Berechtigungen

Alle Inhalte im Intranet können auch von allen Mitarbeitern eingesehen werden? Dann kann dieses Arbeitspaket fast abgehakt werden. Es bleiben eigentlich nur noch administrative/redaktionelle Rollen festzulegen. In der Regel kommen aber einige weitere Rollen dazu, welche eine Sichtbarkeit/Personalisierung der Informationen steuern sollen. Eine gute Grundlage ist hier ein Einblick in aktuelle Systeme wie ein Active Directory oder dem Organigramm. Ein weiteres gutes Instrument ist hierfür auch die Excel mit der Navigation, welche ich standardmäßig um eine Spalte für die Berechtigungen und eine für die Redakteure ausgestattet habe.

Portal-Organisation & -Prozesse

Auch wenn das Intranet noch nicht existiert: Man sollte sich bereits jetzt detailliert Gedanken um dessen Betrieb machen und ein entsprechendes Organisationsmodell festlegen. Es geht hier um Betrieb, Support, Redaktion und vor allem um die Weiterentwicklung dieser zentralen Plattform. Umso eher dieses festgelegt wird, desto früher lassen sich konkrete Personen identifizieren und ggf. qualifizieren.

Festlegung des Funktionsumfangs

Ein Intranet hat nicht nur Inhalte, sondern birgt auch eine ganze Reihe von Funktionen, wie z.B. Favoriten, ein Rating, eine Suche, etc. Diese gilt es in Abhängigkeit der verwendeten Lösung zu skizzieren und technisch zu bewerten.

Fazit

Die genannten Arbeitspakete decken natürlich nur den allgemeinen Teil einer Konzeption ab. Weitere spezifische Fragestellungen kommen hinzu. Auf jeden Fall sollte das Gesamtergebnis der Konzeption die wesentliche Grundlage für die Realisierung bilden, welche ich im nächsten Teil der Reihe zeigen möchte.

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Über Thomas Renken

Schwerpunkte seiner branchenübergreifenden Beratungstätigkeit liegen bei der digitalen Unterstützung der internen Zusammenarbeit, Prozesse und Kommunikation. Thomas Renken ist seit mehreren Jahren in diesem Umfeld tätig und besitzt durch seine langjährige Projekterfahrung einen praxisorientierten Überblick über die Lösungsansätze und Technologien. Bei Namics berät er Unternehmen insbesondere zum zielgerichteten und sinnvollen Einsatz von Digital Workplaces im weiten Sinne (Intranet, Extranet, Wikis, Social Intranets, etc.).

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