Die Bedeutung von Governance für Digital Workplace- und Intranet-Projekte

Der Going-Live eines Intranet oder Digital Workplaces ist für alle Projektbeteiligten zumeist sehr nervenaufreibend und zeitintensiv. Deadlines müssen eingehalten werden und das grosse Datum des „Going-Lives“ kommt unaufhörlich näher. Zumeist stehen neben den technischen Herausforderungen auch die Erstellung von neuen Inhalten oder die Migration von Inhalten in diesem knappen Zeitraum an. Wenn es dann noch um das Thema Governance geht, fehlt schnell die Zeit oder das Thema wird sogar ganz vergessen. Dabei handelt es sich um ein Thema, welches einen grossen Einfluss auf den langfristigen Erfolg von Intranets und Digital Workplaces hat.

Warum ist eine Governance wichtig

Bei einer Intranet Governance handelt es sich um ein Framework, welches das Intranet Team und alle Beteiligten sowohl bei Entscheidungs- als auch bei Planungsprozessen unterstützt und die wichtigsten Fragen rund um den Betrieb des Intranets beantwortet. Eine Governance besteht aus verschiedenen Teilaspekten, welche im Detail kurz erläutert werden sollen. Grundsätzlich können diese Aspekte einzeln betrachtet und bearbeitet werden (als beispielsweise jeweils eigene Guideline) oder Teil einer umfassenden Intranet/Digital Workplace Governance sein.

Elemente einer Intranet Governance

Policies & Guidelines

Welche Policies & Guidelines in einem Unternehmen zum Zuge kommen, hängt immer auch von der Unternehmenskultur und dem umgesetzten Intranet ab. Werden mit dem neuen Intranet Social Funktionalitäten eingeführt, sollte in einer Social Media Policy geklärt werden, wie diese neuen Funktionen von den Mitarbeitern verwendet werden können und sollten. Eine Social Media Policy für das Intranet kann somit Punkte wie:

  • Sprache und Inhalte
  • Kritik äussern und beantworten
  • Best Practices

enthalten. Des weiteren sollten Unternehmen darüber nachdenken Editorial Guidelines für Intranet Autoren zu erstellen um hohe Inhaltsqualität und ein einheitliches Look & Feel im Intranet sicherzustellen.

Prozesse

Auch das Thema Prozesse sollte während eines Intranet Projektes nicht vergessen werden. Ohne festgelegte Prozesse kann es schnell geschehen, dass sich Chaos im Intranet breitmacht. Unternehmen sollten sich daher mit der Frage nach den folgenden Prozessen beschäftigen:

  • Publizierungsprozesse von Inhalten
  • Content Life Cycle (Entstehung → Publizierung → Prüfung→ Archivierung, Löschung, Anpassung → …)
  • Eskalationsprozesse
  • Feedback, Support und Training

Rollen & Verantwortlichkeiten

Wer hat innerhalb der Intranet Organisation welche Aufgaben, Rechte und Pflichten? Auch hier sollte bereits vor dem Going-Live Klarheit herrschen. Klarheit kann dadurch geschaffen werden, indem eine Intranet Governance Organisation festgelegt, abgebildet und kommuniziert wird. Eine solche Governance Organisation könnte beispielsweise folgendermassen aussehen:

Beispiel Intranet Governance Team

Des weiteren sollte für die einzelnen Mitglieder definiert werden, welches ihre Aufgaben und Rechte sind und wer an wen berichtet. Hierdurch kann sichergestellt werden, dass alle involvierten Personen sich ihres Aufgabenbereich und ihrer Kompetenzen bewusst sind und auch Themen wie Eskalation, Weiterentwicklung des Intranets etc. klar geregelt sind.

Inhaltsstruktur & Inhaltsmanagement

Auch das Thema Inhaltsstruktur und Inhaltsmanagement sollte bereits während des Projektes betrachtet werden, denn viele Intranets leiden darunter, dass der Schwerpunkt der Inhalte und die Inhaltsstruktur nie klar definiert wurden. Über Jahre hinweg kann sich somit ein Wildwuchs an verschiedensten Intranet-Inhalten in den verschiedensten Ausführungen entwickeln. Neben einem klar definiertem „Content Life Cycle“ ist es somit auch wichtig zu definieren, welche Inhalte publiziert werden und in welcher Form (auf welchen Seitentypen) diese Inhalte publiziert werden. Somit sollte sich das Projektteam zunächst einmal damit auseinandersetzen welche Art von Inhalten überhaupt vorhanden sind (FAQs, Dokumente, Formulare, strukturierter Inhalt, News, Blogs, etc.). In einem nächsten Schritt sollte dann definiert werden, wie diese Inhalte dem Mitarbeiter angeboten werden sollen. Letztendlich geht es also um eine Definition der verschiedenen Vorlagen (Templates) und die Erstellung von Richtlinien zur richtigen Verwendung dieser Vorlagen. So kann sichergestellt werden, dass ein einheitliches Benutzererlebnis geschaffen wird und den Autoren und Editoren Richtlinien für die Erstellung von Inhalten zur Verfügung stehen.

Strategie & Vision

Das Fundament der Pyramide und somit auch das Fundament eines jeden Intranets bilden die Punkte „Strategie und Vision“. Ohne eine klare Intranet Strategie und eine Vision für die kommenden Jahre kommt kein Intranetprojekt aus. Hierbei handelt es sich um die strategische Überlegungen, die bereits zu Beginn eines Projektes gemacht werden müssen. Hierzu benötigt es nicht nur das Intranet Team sondern auch Vertreter aus dem Business und des Managements, denn es geht darum die zukünftige Marschroute festzulegen.

Fazit

Das Thema Governance wird in vielen Unternehmen leider zumeist stiefmütterlich behandelt. Wie der vorliegende Blogpost aufzeigt, sollten Unternehmen bereits während eines Intranet-Projektes das Thema Governance betrachten und – wenn nötig mit Unterstützung– eine passende Governance für ihr Unternehmen ausarbeiten. Dabei ist jedoch zu beachten, dass eine solches Governance-Papier immer ein „Work in progress“ ist. Die definierten Regeln und Guidelines sollten regelmässig geprüft und an die aktuellen Anforderungen angepasst werden. So können Unternehmen sicherstellen, dass sie in ein stabiles und zukunftsfähiges Intranet investiert haben.

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

*

*

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>