Der Namics Intranet Health Check – Deckt Stärken und Schwächen eines Intranets auf

Sie sind sich unsicher ob Ihr Intranet noch auf dem neusten Stand ist oder tappen im Dunkeln wo Ihre Plattform im Vergleich zu anderen Unternehmen steht? Hierbei kann Namics Sie mit dem eigens entwickelten Intranet Health Check unterstützen und Licht ins Dunkle bringen. In der sich schnell bewegenden digitalen Welt ist es von entscheidender Wichtigkeit den Anschluss nicht zu verlieren und mit den neusten Trends und Entwicklungen mitzugehen. Dies gilt nicht nur für den Austausch zwischen Unternehmen und Kunden, sondern auch für den Austausch mit den Mitarbeitern. Viele Unternehmen nehmen das grosse Potential der interaktiven Zusammenarbeitsplattform Intranet noch nicht in dem Masse wahr, wie es in der heutigen digitalen Welt angemessen wäre. So wird bei der Budgetverteilung im Zweifelsfall eher nicht für die Weiterentwicklung der internen Plattform investiert, Intranets veralten zunehmend oder sind nicht mehr optimal auf die Anforderungen der Benutzer abgestimmt.

Worum handelt es sich beim Intranet Health Check?

Es handelt sich hierbei um ein Tool, welches aus der Erfahrung in Intranet-Projekten und den Entwicklungen des Digitalen Arbeitsplatzes durch Namics entwickelt wurde. Wie bereits erwähnt wurde, geht es dabei vor allem darum Stärken und Schwächen des aktuellen Intranets auch gegenüber anderen Unternehmen zu identifizieren, um diese später mit geeigneten Massnahmen angehen zu können. So soll der Weg für eine erfolgreiche Weiterentwicklung der Zusammenarbeitsplattform geebnet werden. Wir wollen hier einen kleinen Einblick in das Tool geben und hinter die Kulissen schauen.

Namics Intranet Health Check

Abbildung 1: Themenfelder des Intranet Health Check

In Abbildung 1 sind die sieben verschiedenen Themenfelder, welche im Intranet Health Check analysiert werden, dargestellt. Die Themen decken alle Bereiche des Intranets ab, wobei genau auf einzelne Anforderungen und Features eines modernen Intranets eingegangen wird. Diese werden dann anhand einer Art Checkliste Punkt für Punkt abgearbeitet.

Auffindbarkeit von Informationen

Von sehr grosser Wichtigkeit in einem Intranet ist es so schnell und einfach wie möglich an die aktuell benötigten Informationen zu kommen. Die Inhalte können noch so gut sein, wenn die Benutzer sie nicht auffinden können, stiften sie keinen grossen Nutzen und der Mitarbeiter wird demotiviert oder meidet sogar die Nutzung des Intranets. Stichworte für eine gute Auffindbarkeit von Informationen sind unter anderem eine konsistent strukturierte und aufgabenorientierte Informationsarchitektur (IA), kurze Klickpfade z.B. über ein Mega-Flyout und selbstverständlich eine leistungsstarke Suchfunktion.

Leider bildet diese Kategorie in heutigen Intranets sehr häufig den Schwachpunkt Nummer eins, weil die Suche nicht effizient genug arbeitet und keine konsistente Navigation vorherrscht.

Qualität der Inhalte

Die oben beschriebenen Probleme in der Auffindbarkeit von Informationen hängen stark von der Qualität der Inhalte ab. Werden die Beiträge nicht regelmässig überprüft, gibt es kein Gültigkeitsdatum und keine keine klare Intranet Governance, welche das Management der Inhalte regelt, treten als Folge häufig Probleme im Aufbau der Informationsarchitektur und der Suche von Inhalten auf.

Relevanz der Informationen

Auch grossen Einfluss auf die Produktivität und Zufriedenheit der Benutzer hat die Relevanz der Informationen. Findet der einzelne Mitarbeiter den für ihn relevanten Inhalt nicht innerhalb einer ausreichenden Zeit, wirkt sich das negativ auf Nutzung des Intranets und seine Zufriedenheit aus. Verbessert werden kann die Relevanz zum Beispiel durch eine sinnvolle Personalisierung und Individualisierung auf den Nutzer und einen klar abgegrenzten Umfang der Intranetinhalte.

Kollaboration

Ein Intranet modern nennen kann man heute erst wenn es auch die Möglichkeit zur Online Zusammenarbeit bietet. Dabei ist untern anderem zu prüfen ob es virtuelle Arbeitsräume wie Team- oder Projekt-Spaces gibt, ob man sich in fachlichen Experten Communities austauschen kann, Blogs und Wikis vorhanden sind und die Möglichkeit zu „Instant Communication“ zur Verfügung gestellt wird.

Social Features

Bei den meisten Unternehmen noch in den Kinderschuhen stecken die Social Features, welche den Digitalen Arbeitsplatz „sozial“ machen und eine offene Kommunikation im Unternehmen fördern. Funktionen wie zum Beispiel die Kommentar- und Rating Funktion oder das Folgen von Personen, welche in den sozialen Medien schon längst zum Alltag gehört, werden in Intranets heute noch sehr zurückhaltend eingesetzt. Hürden stellen oft Datenschutz und/oder Betriebsrat dar.

Design

Auch das Design sollte überlegt ausgewählt sein, um die Wiedererkennung und Identifikation mit dem Unternehmen zu steigern. Ein modernes und einfaches Design kann auch motivierend auf Mitarbeiter wirken und unterstützt so die tägliche Arbeit.

Zugänglichkeit

Als letztes, und mit dem Aufkommen von mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets von immer grösserer Wichtigkeit, wird im Zuge des Intranet Health Checks auch die Zugänglichkeit auf das Intranet geprüft. Gibt es eine mobil-optimierte Version des Intranets? Gibt es ein „Single Sign-on“? Und wie sieht es mit dem Zugriff auf Business Applikationen aus?

Welche Resultate liefert der Intranet Health Check?

Als Resultat liefert der Intranet Health Check zu jedem der oben angesprochenen Themengebiete einen Reifegrad in % der maximal möglichen Punkte des jeweiligen Untersuchungsfeldes und in der Summe eine Gesamteinschätzung. Durch Vergleichswerte können Stärken und Schwächen in den einzelnen Feldern abgeleitet werden. Es können so immer detailliertere Schlussfolgerungen von gesamten Themenfeldern bis auf einzelne Funktionen und Anforderungen an das Intranet gemacht werden. Die Resultate werden anschliessend visuell aufbereitet und mit konkreten Handlungsempfehlungen angereichert. Diese können denn eine Entscheidungsgrundlage für zukünftige Intranet Projekte bieten.

Fazit

Mit dem hier beschriebenen Intranet Health Check können Sie den ersten Schritt in die richtige Richtung machen, indem Sie Ihr aktuelles Intranet einer strukturierten Analyse unterziehen. Diese deckt schnell und einfach Stärken sowie Schwächen auf und definiert Handlungsfelder zur Weiterentwicklung Ihres Digitalen Arbeitsplatzes. Falls Sie sich gerne mit uns auf den Weg in eine erfolgreiche Zukunft Ihres Intranets machen möchten, würden wir uns auf ein Gespräch mit Ihnen freuen.

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