Einführung in Intranet Projekte – Ein Überblick

In den nächsten Wochen würde ich gerne eine Reihe über Intranet Projektmanagement schreiben, welche sich entlang der einzelnen Phasen eines solchen Projektes orientiert. Da solche Projekte zunehmend agiler werden, mag eine solche Aufteilung nicht immer 1:1 passen, aber ich denke, dass die Aufteilung der Artikel anhand der Phasen zumindest fachlich und vielleicht sogar dramaturgisch anbietet. Folgende Artikel habe ich mir dabei vorgestellt:

  1. Projektvorbereitung und -initiierung: Ziele, Vision, Budget und Projektfindung
  2. Analyse: Anforderungen richtig erkennen und verstehen
  3. Konzeption: Überblick und Lösungsansätze zu den Stolperfallen einer Intranet Konzeption
  4. Implementierung: Umsetzung richtig steuern und ausgiebig testen
  5. Content Phase: Inhalte und Redaktion als wichtigste Aspekte meines Intranets verstehen
  6. Intranet Roll-Out: Jetzt wird es ernst!
  7. Betrieb und Weiterentwicklung: Nach dem Intranet Projekt ist vor dem Intranet Projekt

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Mit dieser Einleitung sollen es also insgesamt acht Artikel, welche letztlich den kompletten Lebenszyklus eines Intranets abbilden. Inhaltlich möchte in jedem der ca. alle vier Wochen erscheinenden Artikel möglichst viele Tipps, Tricks und Best Practices aus der Namics Praxis darstellen, welche Sie dann hoffentlich in Ihren Projekten oder Ihrer Rolle als Intranet Manager verwenden können.

Projektvorbereitung und -initiierung: Ziele, Vision, Budget und Projektfindung

Im ersten Teil meiner Reihe möchte ich die Projektinitiierung behandeln und hier z.B. Aspekte wie Zielfindung, Vision und die Findung von Projektsponsoren behandeln. Weiter geht es um Budget, Vorgehen bei Ausschreibungen und einer ersten groben Projektplanung.

Analyse: Anforderungen richtig erkennen und verstehen

Aus meiner Sicht ist dieses die wichtigste Phase eines Projektes, denn hier werden letztlich die Weichen für das wirkliche Projekt, die spätere Lösung und insbesondere deren Akzeptanz gelegt. Hier kann man viel falsch machen und nicht jedes Rezept hilft bei jedem Unternehmen gleichermaßen. Es gibt in dieser Phase lediglich eine überschaubare Anzahl von Arbeitspaketen, die ich dann inkl. Methoden aus der Namics Praxis darstellen möchte.

Konzeption: Überblick und Lösungsansätze zu den Stolperfallen einer Intranet Konzeption

Je nach Projekt, Anforderungen und Unternehmen kann es in dieser Phase eine wirklich hohe Anzahl von recht komplexen Aufgaben geben. Erschwerend kommt hinzu, dass diese oft noch voneinander abhängig sind über Workshops mit teilweise einer ganzen Reihe von Beteiligten gelöst werden müssen. Ich werde versuchen die “Kern-Konzepte” beispielhaft darzustellen, so dass Sie sich in Ihren Projekten daran eventuell orientieren können.

Implementierung: Umsetzung richtig steuern und ausgiebig testen

Mindestens Konzept und Umsetzung werden in agileren Projekten nicht getrennt, sondern iterativ gelöst. Ich möchte Ihnen in diesem Teil einen Ansatz darstellen, welcher mit einzelnen vorab geplanten Releases arbeitet. Analog SCRUM könnte man hier auch von Sprints oder evtl. Stories sprechen, allerdings sind diese dafür wahrscheinlich teilweise zu umfangreich. Zudem wird es Thema sein, wie man die Anforderungen am besten mit der Entwicklung abstimmt und welche Möglichkeiten es gibt die Qualität der Umsetzung zu optimieren.

Content Phase: Inhalte und Redaktion als wichtigste Aspekte meines Intranets verstehen

Über die Redakteure habe ich noch einen extra Artikel geplant, denn aus meiner Sicht ist dieses mit die wichtigste Zielgruppe für Ihr Intranet. Um deren Wichtigkeit zu betonen, arbeite ich gerne mit einer eigenen Phase, welche teilweise zeitlich parallel zur Implementierung und dem Intranet Roll-Out liegt. Diese beginnt i.d.R. mit einem Kick-Off und einem Training der Redakteure. Danach gilt es vorhandene Inhalte zu überführen und letztlich dafür zu sorgen, dass die Redakteure auch genügend Freiraum für diese Arbeit erhalten. Das alles orientiert sich natürlich an einem vorangestellten Migrationskonzept.

Intranet Roll-Out: Jetzt wird es ernst!

Es gibt verschiedene Strategien für einen Intranet Roll-Out, dessen Vorbereitung und Begleitung. Letztlich kommt es auch hier auf die Komplexität der Lösung und ganz besonders auf die Anzahl, Heterogenität und Verteilung der Anwender an. Hier möchte ich gerne anhand von Beispielen aus der Praxis berichten.

Betrieb und Weiterentwicklung: Nach dem Intranet Projekt ist vor dem Intranet Projekt

Im Grunde sind wir für die meisten Fälle bereits wieder beim Teil 1 dieser Reihe angelangt, da man oftmals verschiedenste Anforderungen in den “Backlog” für eine nächste Version verschoben hat.

Wurde im Projekt eine Governance erarbeitet und ein Intranet Team festgelegt, nimmt dieses spätestens nach dem Projekt den Staffelstab entgegen und kümmert sich um die Weiterentwicklung und den Betrieb. Mittlerweile hat sich die Rolle eines “Intranet Managers” in Deutschland etabliert und ich möchte die Anforderungen und Aufgaben einer solchen Rolle beleuchten.

Zusammenfassung

Sind Sie auch so gespannt wie ich? Ich freue mich auf jeden Fall darauf, Ihnen die nächsten Monate über Intranet Projektmanagement Best Practices zu berichten.

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Über Thomas Renken

Schwerpunkte seiner branchenübergreifenden Beratungstätigkeit liegen bei der digitalen Unterstützung der internen Zusammenarbeit, Prozesse und Kommunikation. Thomas Renken ist seit mehreren Jahren in diesem Umfeld tätig und besitzt durch seine langjährige Projekterfahrung einen praxisorientierten Überblick über die Lösungsansätze und Technologien. Bei Namics berät er Unternehmen insbesondere zum zielgerichteten und sinnvollen Einsatz von Digital Workplaces im weiten Sinne (Intranet, Extranet, Wikis, Social Intranets, etc.).

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