Digital Workplace, (Social) Intranet, … ‒ Lichten des Buzzword Dschungels

In meinem Artikel für den richtigen Intranet Namen gab es die Anmerkung, dass der Begriff Intranet oftmals eine falsche Erwartungshaltung suggeriert. Und es ist noch viel schlimmer, denn für ähnliche Dinge werden wiederum verschiedenste Bezeichnungen verwendet. Ich möchte nachfolgend versuchen diesen Dschungel an Buzzwords ein wenig zu lichten und die Begriffe entsprechend einzuordnen.

Intranet Buzzword-Dschungel

Einordnung in verschiedene “Säulen”

Bei Namics verwenden wir zur Einordnung von “Digital Workplaces” die Darstellung eines Hauses mit Säulen, Dach und Fundament:

Digital Workplace Haus

Jede dieser Säulen repräsentiert einen fachlichen Schwerpunkt im Sinne eines Anwendungsfalls. Das Fundament beschreibt dann die Technologien und die Übergänge zum Dach wiederum die übergreifenden Aspekte wie z.B. die User Experience (UX) und die Plattformen wie Desktop und Smartphones. Das Dach beschreibt letztlich die organisatorischen und kulturellen Ziele der Lösung.

Mit den verschiedenen Schwerpunkten (Work, Communicate, Collaborate, Share & Discuss) lassen sich die Begrifflichkeiten recht gut den einzelnen Säulen (Anwendungsfällen) zuordnen.

1. Communication & News

Diesem Bereich würde ich das „klassische Intranet“ zuordnen. Informationen werden in Form von News und redaktionellen Seiten oft zentral durch eine Unternehmenskommunikation, mittels Web Content Management System in einem Intranet veröffentlicht. Oftmals wird hier ein eigenes Web Content Management System (WCMS) verwendet und nicht die Lösung für den Internet-Auftritt genutzt.

2. Managed Content

Unter “Managed Content” fallen, zusätzlich zum redaktionellen Content, Informationen aus Applikationen (Datenbank, Reports, etc.) und Dokumente (insbesondere denen in einem “Document Mangement System (DMS)”). Der Übergang ist hierbei in der Regel fließend und es findet eine gemischte Nutzung statt, d.h. eine Seite wird redaktionell gepflegt, enthält aber zusätzlich Dokumente in Form von Links in einer “Download Box”.

3. Self-Services & Processes

Meine Projekte der letzten Jahre hatten hier ihren Schwerpunkt und es sollte von der Vision her eine zentrale Plattform geschaffen werden, welche dem Anwender den Zugriff auf alle seine geschäftsrelevanten Informationen und eben auch Prozesse ermöglicht. Also keine reine Informationsplattform, sondern eher eine Arbeitsplattform, was die Bezeichnung “Digital Workplace” sehr gut umschreibt.

Andere Begriffe, wie das “Enterprise Portal (EP)”, “Process Portal” oder “Application Portal” sind weiterhin recht gängig, betonen aber oftmals sehr stark Aspekte der technischen Infrastruktur. In einigen Fällen wird über einen Namen, wie “Self-Service Portal” oder “Employee Portal” ein entsprechender fachlicher Fokus z.B. in Richtung HR betont. “Dashboard & AppStore” sind letztlich moderne Instrumente in diesem Kontext, welche eine sehr intuitive Individualisierung ermöglichen.

4. Structured & Social Collaboration, Unified Communication

Ein wesentliches Ziel der hier behandelten Plattformen ist es, die Zusammenarbeit in einem Unternehmen zu verbessern und zu fördern. Plattformen, wie ein “Enterprise Wiki” dienen ganz speziell dazu, Arbeitsgruppen oder Projekte mit unterschiedlichsten Teilnehmern ein Instrument für die perfekte und eher strukturierte Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen. Solche Lösungen enthalten in der Regel auch klassische Web 2.0 bzw. Enterprise 2.0 Funktionen wie Bewertung, Kommentare, Blogs oder Foren. Moderner ist hier dann ein “Social Intranet” oder “Enterprise Social Network (ESN)” z.B. mit einem Activity Stream, bei denen die Mitarbeiter sehr viel stärker in den Vordergrund rücken.

Der Aspekt „Unified Communication“ ist bei aktuellen Umsetzungen übrigens noch ziemlich am Anfang. Hier verschmilzt die „zeitversetzte“ Kommunikation mit „real-time“ Lösungen, wie z.B. Instant Massaging, Video Conferencing oder Screen Sharing.

5. Tools & Stategy

Angrenzende bzw. übergreifende Stategien und Tools sollten in diesem Zusammenhang nicht vergessen werden, lassen sich aber nicht direkt zuordnen. So beschreibt ein “Enterprise Content Management (ECM)” eher eine ganzheitliche Strategie beim Umgang mit Informationen, Dokumenten und Inhalten. “Enterprise Search” ist wiederum der Versuch einer zentralen und einheitlichen Suche über verschiedenste Quellen und Plattformen.

Zusammenfassung

Für mich selbst kann ich sagen, dass die sehr allgemeinen Begriffe wie “Intranet” und “Portal” zur Beschreibung meiner Tätigkeit seit vielen Jahren unverändert funktionieren. Sicher führt eine Ergänzung wie “Social” oder “Workplace” zur einer entsprechenden Fokussierung des Schwerpunktes, aber dieses zeigt eigentlich erst die entsprechende Umsetzung und Anwendungen in einem Unternehmen.

Mancher Begriff ist dann tatsächlich auch eher ein Buzzword á la “alter Wein in neuen Schläuchen”. Meine Empfehlung ist hier, dass Sie möglichst früh Ihre Ziele und Ihre Strategie unabhängig von diesen Begriffen finden und festlegen. Hilfreich ist hier auch evtl. das Digital Workplace Assessment der Namics. Bilden Sie daraus eine Vision und einen Namen für Ihre Lösung und grenzen sich somit bewusst von den gängigen Bezeichnungen ab.

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