13 Pro & Kontras von Intranet „Ready to go“ Lösungen

Der Norman Nielsen Group “Intranet Design Annual” listet jedes Jahr die typische Laufzeit von Intranet Projekten auf. Diese Zeiten werden jedes Jahr geringer, die Intranet Lösungen am Ende scheinen aber eher komplexer zu sein. So liegt das Mittel seit 2011 bei etwa 3,1 Jahren und 2013-2015 nur noch bei weniger als 1,5 Jahren. Aber wie kann das gehen? Die Lösung scheint zum Teil der Einsatz sogenannter “Ready-To-Go” Intranet Lösungen zu sein. Was können solche Lösungen? Was sind weitere Vorteile und welche Erwartungen sollte man besser nicht haben?

Intranet Ready-to-go

Neues Intranet in nur 60 Tagen!?

Einer der Gewinner des Norman Nielsen Group – The Year’s 10 Best Intranets von 2016 ist das Intranet der dorma+kaba Holding AG, einem Hersteller für Schliesssysteme. Das Beeindruckende an diesem Projekt ist, dass man für die Einführung eines Social Intranets für 7.500 Mitarbeiter lediglich 60 Tage gebraucht hat! Und die Screenshots und genannten Funktionen machen einen richtig guten Eindruck. Man kann eigentlich alle Elemente eines modernen Intranets erkennen. Und das Ganze ist auch noch responsiv, d.h. funktioniert auch auf mobilen Endgeräten. Die technologische Grundlage dieser Lösung ist dabei Office 365, Azure, SharePoint Online und Yammer. Schaut man dann noch einmal genauer hin, ist es letztlich die Ready-to-Go Lösung Unily von BrightStarr, welche die genannten Plattformen in einer Cloud-Lösung als “Intranet as a Service” bündelt und wahrscheinlich erst dadurch die kurze Laufzeit ermöglicht hat.

Argumente für ein vorgefertigtes Intranet

Hersteller wie Unily und Interact Intranet listen natürlich eine ganze Reihe von Vorteilen ihrer “fertigen” Lösung auf, und solche Referenzen sprechen tatsächlich eine deutliche Sprache. Was wären denn typische Argumente für ein Intranet als “Fertighaus”?

  1. Kürzere Projektlaufzeit und damit schnell starten
  2. Niedrigere (Projekt-)Kosten
  3. Etablierte und getestete Funktionen im Sinne eines Baukastens
  4. Niedrigere Komplexität der Infrastruktur bei einer cloud-basierten Lösung
  5. Kontinuierliche Weiterentwicklung der Funktionalität und Freischaltung für die Anwender durch den Hersteller
  6. Abgesicherter und zentraler Support durch den Hersteller
  7. Sicherheit für zukünftige Produktversionen der darunter liegenden Lösungen

Wann ist ein “Custom Intranet” notwendig?

Den zuvor genannten Argumenten für ein “Ready-To-Go” Intranet kann man natürlich auch Gegenargumente gegenüberstellen. Aber (ab) wann funktioniert ein “Ready-To-Go” Intranet nicht? Was sind z.B. Indikatoren, welche auf ein „massgeschneidertes“ Intranet hinweisen?

  1. Anforderungen sind sehr speziell und zu hoch bzw. Funktionen der Lösungen können im Unternehmen (noch) nicht genutzt werden
  2. Komponenten wie z.B. ein Content Management System (CMS) sollen auch über das Intranet hinaus genutzt werden
  3. Datensicherheit ist ein Argument gegen eine Cloud-Lösung
  4. Unterstützte Prozesse sind oft sehr regional ausgeprägt und lassen sich auf die jeweiligen Anforderungen eines Landes oder Unternehmens schlecht anpassen
  5. Vorhandene Systeme müssen zur Abbildung von Prozessen in das Intranet integriert werden
  6. Eigene Backend-Systeme und -Daten entsprechen nicht den notwendigen Standard der Lösung

Anforderungen sind sehr speziell bzw. Funktionen der Lösungen können (noch) nicht genutzt werden

Ich empfehle auf jeden Fall, dass die Anforderungen an Ihr Intranet vor der eigentlichen Festlegung einer technischen Plattform erhoben werden sollten. Hier können natürlich Anforderungen entstehen, welche mit einer Standardlösung gar nicht oder nur sehr aufwendig zu realisieren wären.

Die Hersteller der “Ready-To-Go” Lösungen werben in der Regel mit einem ganzen Katalog an Funktionen und einem perfekten Layout. Hier sollte auf jeden Fall hinterfragt werden, ob man die eine oder andere Funktion auch deaktivieren kann, denn nicht immer lässt sich eine solche Funktion auch im eigenen Intranet einsetzen. Gründe welche dagegen sprechen, sind oft gar nicht technischer Natur, sondern bei als “Social Intranet” ausgeprägten Lösungen eher “kulturell”. Ich empfehle hier möglichst frühzeitig auch den Betriebsrat und/oder Datenschutzbeauftragten in die Systemauswahl mit einzubeziehen und gemeinsam die Funktionen zu hinterfragen.

Das Layout eines Ready-made Intranets lässt sich natürlich anpassen, aber hier sind i.d.R. nur Änderungen von Logo und Farben möglichen. Darüber hinausgehende Änderungen an der UX lassen sich meist nicht realisieren. Zwar sind die vorgegebenen Layouts modern, passen aber nicht unbedingt zum eigenen Unternehmen.

Komponenten wie z.B. CMS sollen auch über das Intranet hinaus genutzt werden

Standard-Lösungen bedienen insbesondere einen bestimmten Anwendungsfall und diesen ganz besonders gut. D.h. aber auch, dass z.B. ein dort enthaltenes Content Management System (CMS) nicht unbedingt die beste Lösung ist und sich wahrscheinlich nicht auch noch parallel für die Pflege von Inhalten des Internet-Auftritts eignet.

D.h., wenn Sie z.B. ein CMS für Ihren Internetauftritt haben, sollten Sie hinterfragen ob sich dieses nicht auch für das neue Intranet eignet. Oftmals ist es aber auch so, dass das CMS ohnehin auch abgelöst werden soll und auch hier würde es sich anbieten, dass man die Anforderungen zusammen festlegt und hier im Sinne eines “Enterprise Content Management” denkt.

CMS ist nur ein Beispiel und ergänzend sind die Suche (Inhalte, Personen, Dokumente), Wissensmanagement, Kollaboration (Wiki, Chat, Forum), Dokumentenmanagement (DMS), Medienverwaltung (Asset Management), Formulare/Workflow mögliche Kandidaten für Synergien. Fragen Sie auf jeden Fall nach möglichen vorhandenen Strategien!

Datensicherheit ist ein Argument gegen eine Cloud-Lösung

Interact Intranet wirbt mit Ihrer Cloud-Lösung und hebt insbesondere die Einfachheit der Infrastruktur hervor. Evtl. bin ich da zu sensibel, aber Intranet und Cloud passen für mich in der Post-Snowden Zeit irgendwie nicht zusammen. Beim Thema Mehrsprachigkeit wirbt dieser Hersteller z.B. mit einer automatischen Übersetzung durch Google Translate, was letztlich heisst, dass alle Ihre Informationen im Intranet an US Server zur Übersetzung geleitet werden. Ich denke nicht, dass Ihre IT, die Personalabteilung und insbesondere Ihr Datenschutzbeauftragter dieses gut finden würde.

Bewerten Sie das Thema Cloud also eher kritisch. Für eine frühe Projektphase ist dieses im Sinne eines Prototypings sicher vorteilhaft, aber aus meiner Sicht gehört ein Intranet aus Gründen der Datensicherheit eher in die eigene Infrastruktur.

Unterstützte Prozesse sind sehr regional ausgeprägt und lassen sich an die Anforderungen schlecht anpassen

Die genannten Lösungen zeigen oft kleinere Prozesse und Self-Services insbesondere im Personalumfeld. Hier habe ich die Erfahrung gemacht, dass speziell die HR Prozesse in den Unternehmen sehr speziell sind bzw. bereits oft mit anderen Lösungen umgesetzt sind. Eine Standardlösung aus den USA funktioniert hier i.d.R. nicht in Deutschland und man sollte deshalb hinterfragen ob Anpassungen möglich sind.

Hinterfragen Sie deshalb die mitgelieferten Prozesse genau und prüfen Sie ob diese tatsächlich die vorhandenen Lösungen ersetzen können.

Vorhandene Lösungen müssen in das Intranet integriert werden

Lässt sich eine vorhandene Lösung nicht ersetzen, sollte diese in ein Intranet integriert werden. Normalerweise ist dieses ein Standard-Feature der Intranet Lösungen, aber Sie sollten sehr früh zumindest exemplarisch prüfen ob dieses auch zu 100% möglich ist. Hier gibt es erfahrungsgemäß ein paar Stolperfallen:

  • Technisch gibt es Probleme mit verschiedenen Framework Versionen. D.h. die integrierte Anwendung funktioniert nicht vollständig oder es gibt Probleme beim Layout
  • Behandlung von Benutzern und Berechtigungen ist unterschiedlich. D.h. ein Benutzer ist nicht automatisch angemeldet (Single Sign-On (SSO))
  • Eine Anwendung kann integriert werden, aber es gibt Probleme mit zusätzlichen Scrollbars, was die Bedienung erschwert
  • Die Mischung aus Cloud-Lösung und internen Anwendungen kann massive Probleme ergeben
  • Sie haben bereits ein Intranet und möchten Funktionen „übernehmen“? Hier lauern einige Stolperfallen und vermeintlich kompatible Lösungen, wie z.B. aus Sharepoint lassen sich auf einmal nicht direkt übernehmen
  • etc.

Nehmen Sie also frühzeitig mit den Verantwortlichen der vorhandenen Lösung Kontakt auf und lassen Sie eine mögliche Integration prüfen.

Backend-Systeme und -Daten entsprechen nicht dem notwendigen Standard der Lösung

Meine Anmerkungen zur Anwendungsintegration haben schon gezeigt, dass dieses nicht immer so einfach ist. Damit eine “Ready-To-Go” Lösung einfach und schnell funktioniert, basiert diese normalerweise auf bestimmten Standards (Voraussetzungen).

Hier sollte zusammen mit Ihrer IT direkt bei der Systemauswahl geprüft werden ob sich die genannten Standards auch mit denen Ihres Unternehmens decken. Dieses können Betriebssystem, Datenbank und insbesondere Stammdaten (insbesondere Benutzer) sein. Achten Sie bei einer Systemauswahl auf jeden Fall daraus, dass es verschiedene Alternativen gibt, so dass hierdurch etwas mehr Flexibilität entsteht.

Fazit

Sie merken, dass ich bei meiner Argumentation eher in Richtung “Custom Intranet” tendiere. Ich selbst habe ich schon Intranet Projekte basierend auf einer Standardlösung erfolgreich durchführen können. Es gab hier manche Vorteile, aber auch einige “Kämpfe”, da die Lösungen sich nicht mit den Anforderungen meines Kunden deckten. Hier muss man Kompromisse eingehen oder wiederum eigene kleine “Add-ons” entwickeln. Diese Vermengung zu einem “Ready-To-Custom” Intranet kann dann insbesondere später bei neuen Releases zu unschönen Effekten führen.

Beobachten Sie aber auf jeden Fall den Markt für solche Lösungen und beziehen Sie diese in einer Systemauswahl mit ein. Auf jeden Fall sind dieses perfekte Sammlungen und Demo-Umgebungen für Best Practices, welche Sie zumindest als Inspirationsquelle nutzen können. Einen kleinen und relativ aktuellen Vergleich von Sharepoint sechs Ready-to-Go Intranet Lösungen finden Sie z.B. bei ClearboxConsulting.

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