Design Thinking & Intranet – Ein perfektes Paar?

Intranet Projekte sind oft dadurch gekennzeichnet, dass über einen längeren Zeitraum verschiedenste Menschen miteinander an der Umsetzung von gemeinsam definierten Zielen und der Vision eines Intranets für das gesamte Unternehmen arbeiten:

  • Verschiedenste Menschen.
  • Miteinander.
  • Gemeinsam definiert.
  • Ziele & Vision.
  • Für alle.

Alles Aspekte, welche teilweise auch auf andere Projekte zutreffen mögen. Aber insbesondere ein Projekt zur Einführung eines Intranet, Digital Workplace, Portal, Enterprise Social Network oder wie auch immer sie es in ihrem Fall nennen mögen, kann sehr komplex werden. Denn Vorstellungen und Erfahrungen gibt es hier viele; man hat theoretisch mit allen Kollegen zu tun und muss letztlich dafür sorgen, dass das Intranet am Ende auch akzeptiert und täglich genutzt wird. Die Erfahrungen sind hier oft bereits negativ besetzt und Befürworter haben oft Vorstellungen, welche nicht unbedingt zur aktuellen Unternehmenskultur passen.

Ok, Intranet Projekte sind komplex und was hat das mit Design Thinking zu tun? Und was ist denn überhaupt Design Thinking?

Mir ist Design Thinking bei der Zusammenarbeit mit der SAP begegnet. Die SAP hat dieses zur zentralen Methode ihres Innovationsprozesses erklärt und damit wirklich sehr beeindruckende Erfolge erzielen können. Es ist dabei ein wichtiger Teil der SAP Arbeitskultur geworden. Einen guter Einblick findet sich im Vortrag DESIGN THINKING – Eine Methode, viele Möglichkeiten von Jochen Gürtler auf Slideshare. Jochen Gürtler definiert die Aufgabe dieser Methode bei SAP wie folgt:

Design Thinking Definition

Für die besten Ideen werden beim Design Thinking ganz bewusst interdisziplinäre Teams gebildet und deren Austausch und die Zusammenarbeit durch grosse Freiräume gefördert. Freiraum heisst dabei im Design Thinking nicht nur ausreichend Zeit, sondern auch das bewusste Lösen von Regeln und anderen Limitationen. So sollen vollkommen neue Ideen gefunden und Innovation gefördert werden. Weiter ist die Methode geprägt durch spielerische Anteile und dem Wegfall von räumlichen Zwängen. Dabei werden z.B. Fehler als positiv angesehen und Korrekturen der zentralen Prototypen sind damit wesentlich für den Erfolg des Vorgehens.

Maximales Problemverständnis durch maximale Empathie

Beim Design Thinking ist die wesentliche Voraussetzung für die Problemlösung, das eigentliche Problem aus Sicht der Anwender auch wirklich zu verstehen. Um dieses zu erreichen, werden Anwender einbezogen, beobachtet und befragt, aber auch versucht sich spielerisch in die Lage der Benutzer hineinzuversetzen.

Die Erkenntnisse werden wiederum im Team geteilt, strukturiert und evtl. aus verschiedenen Sichten betrachtet und visualisiert. Ein wichtiges Ergebnis ist die Ableitung von so genannten Personas, welche die Anwender beschreiben und sich so diesen Profilen Probleme und Anforderungen zuordnen lassen. Hier bei der Namics ist dieses eine oft verwendete Standardmethodik der UX Kollegen.

Prototypen führen zu einem greifbaren gemeinsamen Verständnis

Ich war selbst sehr skeptisch, als ich eine Anforderung an eine Intranet Komponente mittels Karton und verschiedensten Bastel-Utensilien bauen sollte. Sicher, man hat vorher mit Scribbles gearbeitet, Wireframes per Hand oder Software erstellt, aber eine Produktbox mit Klebeband und Farbe?

Tatsächlich werden im Design Thinking solche spielerischen Elemente sehr gerne genutzt und z.B. Prozesse mittels LEGO nachgestellt. Ein solcher Prototyp dient dazu, ein wirklich gemeinsames Verständnis zu entwickeln und evtl. noch vorhandene Barrieren im Team oder „in den Köpfen“ abzubauen.

Ein Prototyp ist dabei auch bewusst so gebaut, dass er verändert oder im nächsten Schritt durch einen neuen ersetzt werden kann. Man soll so Step-by-Step zur bestmöglichen Lösung kommen. Stellt man ab einem bestimmten Punkt fest, dass die Innovation nicht funktioniert, bedeutet dieses aber auch, dass man von vorne beginnt und sich anderen Ideen widmet. Das möglichst frühe Erkennen von Fehlern ist dabei Methode, denn wird ein Fehler erst später im Projekt oder durch die Anwender aufgedeckt, kann das teuer werden (monitär und noch viel schlimmer bei der mangelnden Akzeptanz).

Einsatz von Design Thinking für Intranet Projekte und die Weiterentwicklung

Sie sollten versuchen zumindest Teile der Methodik in den frühen Phasen Ihres Projektes einzusetzen, d.h. bei der Projektinitiiierung, der Analyse und Konzeption. Die spielerische Herangehensweise wird ganz am Anfang zu einem gemeinsamen Verständnis beitragen und die gemischte Konstellation in solchen Projekteams positiv beeinflussen.

Versuchen Sie sehr früh mit Prototypen des Intranets zu arbeiten und motivieren Sie Ihre Anwender ihre Anforderungen zu zeichnen. Gerade in frühen Phasen kann ein bewusster Verzicht auf perfekte und sogar klickbare Prototypen dabei helfen unterdrückte Anforderungen zu erfahren.

Ein Beispiel aus meiner Praxis in Workshops ist z.B., dass ich die Teilnehmer vor der eigentlichen Vorstellungsrunde mit DIN A3 Blatt und Stift ausstatte und sie auffordere in fünf Minuten die Startseite ihres Wunsch-Intranets zu zeichnen. Diese Zeichnung stellt danach jeder zusammen mit seiner Erwartungshaltung an den Workshop vor. Das eigene Wunsch-Intranet hängt jeder für alle sichtbar an die Wand. Zum einen ist es mich mich der perfekte Einstieg für einen groben Überblick der Vorstellungen und zum anderen lernen sich die Teilnehmer bereits am Anfang im Kontext des Themas kennen.

Prototyping ist generell ein gutes Test-Instrument. Selbst während der Implementierung kann es gut zur Evaluierung von neuen Anforderungen (Changes) genutzt werden.

Empfehlung für “Praxis-Spiele”

Ich kann Ihnen hier das Buch Gamestorming – Ein Praxisbuch für Querdenker, Moderatoren und Innovatoren empfehlen. Hier finden Sie zahlreiche Praxisbeispiele für “Spiele”, welche Sie in Ihren Workshops unterschiedlicher Grösse einsetzen können. Hier ein paar Beispiele:

  • Empathy Map (Einfühl-Diagramm) zur Einschätzung Ihrer Zielgruppen
  • Card Sorting als Methode zur Strukturierung einer Intranet Navigation
  • Affinity Map zur Ableitung einer Intranet Vision
  • etc.

Auf den 270 Seiten finden sich bestimmt über 100 Best Practices, welche Sie bei der Ideenfindung, Strukturierung, Visualisierung und Priorisierung unterstützen können.

Design Thinking für Intranet Manager?

Meine Empfehlung ging bisher von Projekten zur Einführung oder dem Relaunch aus, aber ich denke, dass die Methode auch für den Betrieb eines Intranets sehr hilfreich sein kann. Haben Sie verschiedene Personas erstellt und damit ständig im Blick, lassen sich neue Anforderungen aus Sicht dieser Benutzergruppen beleuchten und bewerten. Nutzen Sie also die Instrumente auch während des Betriebs und versuchen Sie damit ständig das Intranet zu optimieren!

Fazit

Hier bei Namics sind die beschriebene Methoden fest etabliert, auch wenn dieses nicht direkt als “Design Thinking” betitelt wird. “Customer Journeys”, “User Stories”, “Use Cases” dienen dazu den User/Kunden in den Mittelpunkt zu rücken und die perfekte Lösung zur Lösung der wirklichen Anforderungen zu entwickeln.

Nutzen Sie diese Möglichkeiten für Ihr Intranet Projekt und lassen Sie sich vielleicht vorher mit dem folgenden youtube Video von Daylight inspirieren oder machen ein Webinar der Stanford University.

Ein Gedanke zu “Design Thinking & Intranet – Ein perfektes Paar?

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