Das erfolgreiche Intranetprojekt

Wodurch differenzieren sich erfolgreiche von weniger erfolgreichen Intranetprojekten?

Diese Frage stellte ich mir und den Seminarteilnehmern des diesjährigen i2 Summits am 11.11.2015 in Zürich. Hier ein Rückblick und eine kurze Zusammenfassung des Seminartags.

Das_erfolgreiche_Intranetprojekt

Nach nunmehr 17 Jahren, in denen ich Intranetprojekte plane, konzipiere und deren Umsetzung leite, war es an der Zeit ein kleines Resümee zu ziehen.

Leider läuft in der realen Welt ja nicht immer alles so glatt wie man das auf seinen Hochglanzfolien einmal festgeschrieben hat. Es gibt eine Unzahl an Störfaktoren, die ein Projekt zum Scheitern bringen können. Andererseits lassen sich auch die Erfolgsfaktoren klar identifizieren.

Das Problem ist nur:
„Für ein erfolgreiches Projekt müssen viele Faktoren zusammenpassen, für das Scheitern reicht oft schon eine einziger Umstand.“

Welche Rolle dabei Projektziele, Projektorganisation, Dienstleister, Budgetierung, Technologie, Inhalte und Funktionen, User Experience, Governance, Change Management und viele andere Bausteine eines Intranetprojekts spielen, habe ich versucht in einem eintägigen Intensivseminar zusammenzufassen.


Mein Warm-up begann mit dem Thema der Begriffsdefinition:

Wann können wir davon sprechen, dass ein Intranetprojekt erfolgreich war?

Bisweilen muss man hier ganz kleine Brötchen backen und kann froh sein, wenn das Projekt überhaupt live geht. Die Gründe für einen Projektabbruch liegen dabei häufig noch nicht einmal im Einflussbereich des Projektteams – weder auf Dienstleister, noch auf Kundenseite. Immer wieder sind es externe Faktoren, wie CEO-Wechsel, Umsatzeinbrüche oder sonstige Marktfaktoren, die zum Abbruch eines Intranetprojekts führen. Denn eines ist klar: Intranetprojekte gehören zu den beliebtesten Streichprojekten, wenn es um kurzfristige Einsparpotentiale geht – ganz zum Leidwesen der Mitarbeiter, die sich mit zum Teil antiquierten Systemen weitere Jahre herumschlagen müssen.

Am anderen Ende der Skala der Erfolgsdefinition finden wir dann aber rundum zufriedene, im Idealfall begeisterte Stakeholder, wenn:

  • die gesteckten Ziele erreicht wurden
  • die User das Intranet gerne und rege nutzen
  • es für sie eine Arbeitserleichterung bedeutet
  • und auch dem Unternehmen einen messbaren Mehrwert bietet

In der zweiten Übung ging es dann an die Ursachen. Wir haben versucht die Erfolgsfaktoren und Misserfolgsfaktoren und deren Impact auf das mögliche Gelingen oder Scheitern des Projekts zu analysieren und gleichzeitig mit den Phasen eines klassischen Intranetsprojektes zu mappen.

Die nachfolgenden Grafiken geben einen Überblick über einige offensichtliche Erfolgsfaktoren (grün) und Misserfolgsfaktoren (gelb). Die Auswirkungen sind dabei oftmals erst im laufenden Betrieb des Intranets zu spüren.

Erfolgsfaktoren_Intranet
Abbildung 1: Erfolgsfaktoren von Intranetprojekten nach Projektphase.

Misserfolgsfaktoren_Intranet
Abbildung 2: Misserfolgsfaktoren von Intranetprojekten nach Projektphase.

Das Brainstorming mit den Seminarteilnehmern brachte weitere Faktoren zu Tage für den Erfolg…

  • Budget ist zu Beginn des Projekts gesprochen
  • Abholen der richtigen Stakeholder
  • nutzenorientierte Use Case
  • gutes Timing für den Launch
  • u.v.m.

…wie auch für den Misserfolg von Intranetprojekten

  • schlechtes Design
  • fehlende Governance
  • Intranet entspricht nicht der Kultur
  • fehlender IT-Support
  • u.v.m.

Einig war man sich vor allem in einem Punkt:

Bereits zu Beginn eines Projektes werden entscheidende Weichen gestellt.
Sprich, ohne einen entsprechenden Projektsponsor, dem Rückhalt des Managements, einem vernünftigen Budget-, Ressourcen- und Zeitkontingent sowie klaren Zielsetzungen sind Intranetprojekte schnell einmal zum Scheitern verurteilt.

Im weiteren Verlauf des Seminars haben wir uns dann u.a. mit folgenden Fragestellungen beschäftigt:

Wie kann ich als Projektleiter die Rahmenbedingungen für das Intranetprojekt verbessern und unter welchen Voraussetzungen sollte ich lieber Abstand von dem Projekt nehmen?


Im zweiten Teil des Seminars wurde ein typischer Projektverlauf anhand einer prototypischen Projekt-Roadmap durchgespielt. Dabei wurden u.a. folgende Fragen behandelt:

  • Welche Vorarbeiten gibt es zu tun?
  • Wie viel Zeit und wie viele Ressourcen benötigt das Projekt?
  • Welche Entscheidungen müssen wann getroffen werden?
  • Welche Aufgaben sind von wem zu erledigen?

Diese sowie weitere Aspekte der Intranet Governance standen dann im Fokus der weiteren Diskussion.


Im dritten Teil ging es dann schliesslich um Methoden und Tools, die im Zuge eines Intranetprojekts zur Anwendung kommen. Dabei war der Tenor: viele Wege führen nach Rom, d.h. es gibt nicht DIE Methode oder DAS Werkzeug. Aber gleichzeitig haben sich gewisse Hilfsmittel über die Jahre doch mehr bewährt als andere.

Methoden:

  • Digital Workplace Assessment
  • User Stories
  • Visualisierung Informationsarchitektur
  • Workshops
  • Card Sorting
  • Usability Testing
  • Wireframing
  • HTML-Prototypen
  • Spezifikationen
  • Agiles Vorgehen
  • Matching-Tabellen & Migrations-Templates
  • Statusreports
  • u.a.

Tools:

  • Collaboration-Wiki
  • Projekt E-Mail-Box
  • Präsentationen
  • Spreadsheets
  • Mind Maps
  • dynamischer Projektplan
  • interaktiver Styleguide
  • Video-Conferencing
  • Screensharing
  • Issue-Tracking
  • u.a.

Last but not least haben wir uns mit der Frage beschäftigt:

Was macht Intranet-User happy?

Anhand von Best Practices und prämierter Intranets (NN/g Ten Best Intranets, IntraNet-Award) haben wir uns angesehen, was heutzutage ein gutes Intranet resp. einen Digitalen Arbeitsplatz ausmacht und womit man die Akzeptanz der User gewinnt.

Alles in allem war es ein sehr kurzweiliger Tag, an dem auch ich einmal mehr von den unterschiedlichen Erfahrungen der Seminarteilnehmer profitieren durfte.

In diesem Sinne würde mich auch Ihre/Deine Meinung zum Thema „Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren für Intranetprojekte“ interessieren. …happy commenting!

 

Die Präsentation zum Seminar „Das erfolgreiche Intranetprojekt“ findet sich auf Slideshare.

 

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