Ein autorenfreundliches Intranet auf Basis von Drupal

Die Wahl der Technologie für den Digital Workplace oder ein Intranet-Projekt fällt nicht leicht, da sich Produkte aus Kategorien wie Portale, Enterprise Content Management (ECM), Content Management Systeme (CMS)  und Social Software anbieten und oft fällt die Wahl direkt auf den Branchenprimus SharePoint.

Es gibt jedoch auch Alternativen. Gerade durch die Kombination von Produkten kann man eine attraktive Basis für die Benutzer und die Autoren legen, die einem eine Portal-Lösung nicht ermöglicht. Eine Variante hierfür bietet ein Intranet auf Basis von Drupal, wie wir es z.B. in unserem Projekt für Barry Callebaut umgesetzt haben.

Für die Unternehmenskommunikation und vor allem für die Autoren im Intranet ist es wichtig, auf einfache Art und Weise Inhalte publizieren zu können. Die Strukturierung der Inhalte durch für den Benutzer einfach verständliche Templates, flexibles Editieren der Inhalte und Erweitern der Elemente sind wichtig, damit die Autoren ihre Aufgabe mit Freude erfüllen können.

Drupal als Open-Source-CMS kann als Kommunikations- und Dialogplattform eine attraktive Ergänzung für Collaboration-Plattformen wie SharePoint oder Google Apps sein. Im Gegensatz zu oben genannten Produkten kann mit Drupal eine hohe Benutzerfreundlichkeit beim Erfassen von Inhalten erreicht werden, was die Hürde für Autoren senkt, ihre Inhalte zu verwalten.

Um dem Autor die Verwaltung und Erstellung der Inhalte zu erleichtern, bietet Drupal für den Intranet-Einsatz folgende Stärken:

  • Benutzerfreundliches Autoren-Interface
  • Aggregation und Verwaltung von Inhalten und Navigation über Metadaten
  • Einfache Personalisierung

Attraktives Autoren-Interface

Eine gute Möglichkeit, die User Experience zu verbessern, besteht darin, die Erfassungsmasken dem Gesamterscheinungsbild anzupassen. Mit dieser Massnahme wird den Editoren eine Umgebung geboten, welche sie in ihrer täglichen Arbeit unterstützt.

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Dank der breiten Palette von stabilen Modulen kommt die User Experience bei der Erfassung selbst auch nicht zu kurz – komplexe Auswahllisten mit Autocomplete-Support oder ein stark konfigurierbarer und übersichtlicher WYSIWYG-Editor sind nur einige der Features, welche dem Autor dank der Vielfalt an brauchbaren Modulen problemlos zur Verfügung gestellt werden können.

Spannend ist dabei insbesondere, dass pro Inhaltsform und Rechtegruppe diese Erfassung separat aufgebaut werden kann, so dass auf unterschiedliche Typen von Redakteuren bzw. Mitarbeitern Rücksicht genommen werden kann und die Hürde zur Interaktion reduziert werden kann.

Aggregation und Verwaltung von Inhalten über Metadaten

Praktisch alle Inhaltsstrukturen in Drupal bringen direkt eine semantische Struktur mit, welche genutzt werden kann, um Inhalte zu filtern, zu sortieren, zu aggregieren und auszuwerten. Dies ermöglicht eine Vielzahl von dynamischen Interaktionen, welche komplexe Sortierprozesse vermeiden helfen und dem Support-Team des Portals die Qualitätssicherung anhand individueller Kriterien vereinfachen.

Navigation über Metadaten steuern

Es ist selbstverständlich möglich, die Seiten in einem klassischen Menübaum für Inhaltsseiten zu pflegen, dies ist aber nicht zwingend notwendig. Dynamische Aggregation von Inhalten, insbesondere in Verbindung mit Facettierung und Volltextsuche über Inhalte und Anhänge kann Alternative Zugänge über Inhalte bieten und helfen eine globale Top-Down-Struktur zu vermeiden.

Gleichzeitig ist es mit Zusatzmodulen möglich einzelne Bereiche für spezifische Benutzergruppen freizugeben, die unabhängig und über eigene Menübäume verwaltet werden können.

Einfache Personalisierung

Drupal geht mit diesen semantischen Aufbereitungen und dynamischen Abfragen in seinen Kernfunktionen für Intranet-Portale einen interessanten Schritt weiter: Sie können grundlegend alle mit benutzerspezifischen Filtern versehen werden.

Dadurch ist es einfach möglich den Benutzer nicht nur basierend auf seiner Sprache einen anderen Inhaltsbaum oder eine andere Interface-Sprache zu geben, sondern auch basierend auf strukturierten Daten aus Umsystemen (wie Organisationseinheit via LDAP) oder selbst genannten Interessen ein personalisiertes Dashboard zu liefern.

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Wenn gewünscht, können solche Informationen und Interessen auch einfach für alle Beteiligten über Benutzerprofile sichtbar gemacht werden. Es bietet sich dadurch also eine ideale Basis für Funktionalität wie Firmen-Adressbücher, Know-How-Datenbanken und Statusupdate/Follow-Me-Funktionen.

Drupal, die Basis für ein autorenfreundliches Intranet?

Zusammengefasst bietet Drupal vor allem im Autorenumfeld viele Möglichkeiten, die tägliche Arbeit zu erleichtern und den Spass am Erfassen von Inhalten zu erhöhen.

Im Gegensatz zu Portal-Produkten finden Autoren eine Umgebung vor, die für sie intuitiv benutzbar ist und keine wiederholten Schulungen oder Erklärungen zur Verwendung benötigt. Die Autoren sind innerhalb eines Intranet Projekts wichtige Stakeholder, die man von Anfang an einbeziehen sollte und deren Anforderungen abgeholt werden müssen, denn sie sind es, die das Intranet mit Leben befüllen.

Unternehmen sind aus diesem Grunde gut beraten, bei der Auswahl der geeigneten Intranet Technologie nicht nur auf die äussere Hülle zu schauen, sondern auch zu hinterfragen in wie weit die Plattform für die Hauptanwender – die Autoren und Editoren – benutzbar oder anpassbar ist.

Ein Gedanke zu “Ein autorenfreundliches Intranet auf Basis von Drupal

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