Der „Digital Workplace“ als Teil der digitalen Transformation des Unternehmens

Das Thema digitale Transformation beschäftigt Unternehmen heute mehr denn je. Um sich als Unternehmen erfolgreich digital zu transformieren, muss an unterschiedlichen Hebeln angesetzt werden. Einer dieser Hebel ist die Digitalisierung des Arbeitsplatzes, der Digital Workplace, welcher im folgenden Blogartikel erläutert und in den Prozess der Digitalen Transformation eingeordnet wird.

Der Prozess der digitalen Transformation

Bevor wir auf den Digital Workplace genauer eingehen können, muss zuerst der Prozess der digitalen Transformation erläutert werden. Es gibt nicht das “eine” Modell, welches den Prozess allumfänglich und abschliessend definiert. Jedoch haben das MIT Center for Digital Business und Capgemini Consulting aus meiner Sicht eine gute Umschreibung gefunden, welche wir hier zur weiteren Einordnung des Digital Workplace verwenden.

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Abbildung 1: Blöcke der digitalen Transformation (Quelle: MIT Center for Digital Business and Capgemini Consulting)

Wie aus Abbildung 1 zu erkennen ist, wurden drei Hauptgebiete der digitalen Transformation identifiziert: “Customer Experience”, “Operational Process” und “Business Model”. In jedem der angesprochenen Gebiete wurden je drei Blöcke identifiziert, die sich in einem digitalen Wandel befinden.

Customer Experience:

  • Customer understanding
  • Top line growth
  • Customer touch points

Operational Process:

  • Process digitisation
  • Worker enablement
  • Performance management

Business Model:

  • Digitally modified businesses
  • New Digital Businesses
  • Digital Globalisation

Die “Customer Experience” bildet hier die externe Sicht, also die Veränderungen, welche dem Kunden gegenüber direkt erbracht werden. So können durch den Einsatz von sozialen Medien wichtige Informationen über Marktsegmente gewonnen werden, das Verkaufserlebnis durch den Einsatz von “Tablets” und mobil-optimierten Inhalten erhöht werden und der Austausch mit dem Kunden durch “Communities” oder Twitter vereinfacht werden. In dieser Kategorie können sehr schnell gut sichtbare Erfolge erzielt werden, weshalb hier oft die meiste Energie reingesteckt wird.

Das Handlungsfeld “Operational Process” bildet mit der internen Orientierung das Gegenstück zur “Customer Experience”. Hier werden Prozesse digitalisiert, um Vorteile aus zentralisierten Funktionen wie “employee self-services” ziehen zu können. Ausserdem werden die Mitarbeiter durch mobile Geräte, offene Zweiweg-Kommunikation und Möglichkeiten zur digitalen Zusammenarbeit aktiviert sowie strategische Entscheidungen und das “performance management” durch die Auswertung der gesammelten Daten unterstützt. Obwohl die Erfolge in diesem Handlungsfeld gegen aussen nicht so gut sichtbar sind, können trotzdem grosse Vorteile in Bezug auf Performance, Geschwindigkeit und Innovationskraft der Unternehmung erzielt werden. Da die Visibilität in diesem Handlungsfeld nicht so hoch ist, sind Unternehmen hier momentan eher noch zurückhaltend, wenn es um Investitionen geht.

Im letzten Feld “Business Model” wird das Business auf der strategischen Ebene transformiert. Bestehende Business Modelle werden zum Beispiel durch eine “e-commerce” Plattform digital erweitert, von Grund auf neue digitale Modelle werden entwickelt und multi-nationale Firmen werden durch die digitale Zentralisierung zu komplett globalen Unternehmen mit “global-shared-services”.

Um tatsächlich auf den Weg der digitalen Transformation zu kommen müssen Unternehmen in allen oben erwähnten Bereichen aktiv werden. Weshalb im Zuge der Transformation der “Operational Processes” auch die Einführung des Digital Workplace vorangetrieben werden muss.

Einordnung des Digital Workplace

Wo ist der digitale Arbeitsplatz im Prozess der Transformation nun einzuordnen und was beinhaltet er überhaupt? Die Frage des Inhaltes kann durch das „Digital Workplace Model“ von Namics beantwortet werden:

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Abbildung 2: Digital Workplace Modell von Namics

Im Grunde soll dem Mitarbeiter die Möglichkeit geboten werden, seine Arbeit ohne räumliche Grenzen jederzeit und mit jedem Gerät durchführen zu können. Dabei sollen bestenfalls die sechs Säulen des digitalen Arbeitsplatzes, welche in Abbildung 2 zu erkennen sind, abgedeckt sein. Im Zentrum steht hier das vernetzte Denken, die zweiseitige, dialogorientierte Kommunikation und das Teilen von Wissen über die Grenzen von Abteilungen und der Unternehmung hinaus. Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht so eine effizientere und schnellere Arbeitsweise der Mitarbeiter und fördert die Entwicklung sowie Diskussion von Ideen.

In Bezug auf den Transformationsprozess ist der digitale Arbeitsplatz dem „worker enablement“ im Handlungsfeld „Operational Process“ von Abbildung 1 zuzuordnen.  Die Grenzen sollen aber nicht starr gesetzt werden, da die digitale Transformation nicht isoliert für einen Bereich betrachtet werden kann. Es handelt sich um das Zusammenspiel der unterschiedlichen Bereiche im Unternehmen, welche als Netzwerk die Transformation vorantreiben. So unterstützt der digitale Arbeitsplatz nicht nur das „worker enablement“ sondern leistet mit der Aktivierung der Mitarbeiter auch einen Beitrag zum digitalen Wandel in anderen Bereichen des Prozesses.

Der Digital Workplace als Motor der Digitalen Transformation 

Welche Rolle übernimmt der digitale Arbeitsplatz nun im Prozess der Transformation? Wie bereits einleitend erläutert, müssen für eine erfolgreiche Transformation viele unterschiedliche Hebel bewegt werden und erst wenn am Ende alle Hebel in die richtige Richtung deuten, ist der Wandel auf allen Ebenen voll im Gange. Welche Vorgehensweise und Reihenfolge für Unternehmen die effektivste ist und welche Rolle der “Digital Workplace” dabei genau spielt, lässt sich aufgrund der Komplexität innerhalb und ausserhalb der Unternehmen nur schwer einschätzen bzw. muss für jedes Unternehmen einzeln betrachtet werden. Sicher ist nur, dass eine vollständige digitale Transformation nur stattfinden kann, wenn das Unternehmen in allen Handlungsfeldern den Wandel aktiv vorantreibt, was eben auch eine Anpassung der internen Prozesse und Arbeitsweisen und somit den Digital Workplace beinhaltet. Daher sollte es das Ziel sein, die Arbeitsprozesse ideal zu unterstützen und auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter anzupassen. So werden die Mitarbeiter selbst zum Motor, der die digitale Transformation vorantreibt.

Coming soon…

Um Unternehmen noch besser auf dem Weg zum modernen, digitalen Arbeitsplatz zu begleiten, präsentieren wir in Kürze unser “Digital Workplace Assessment”, mit welchem Sie eine erste Einschätzung über den Reifegrad Ihres digitalen Arbeitsplatzes erhalten können.

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