Von den Herausforderungen Informationen zu finden

Informationen in einem Intranet zu finden – vor allen in Intranets von globalen Unternehmen – ist für die Mitarbeitenden meist eine grosse Herausforderung. Nicht selten besitzen solche Intranets mehrere tausend oder zehntausend Seiten und meist noch mehr Dokumente.

Wer nicht weiss, wo die Informationen abgelegt sind oder noch ganz frisch im Unternehmen ist, der hat oft Probleme das Objekt der Begierde zu entdecken. Aus diesem Grunde sollte bei der Konzeption oder bei der Überarbeitung eines Intranets besonders grossen Wert auf die folgenden beiden Punkte gelegt werden:

  1. Informationsarchitektur
  2. Suche

Schlüssel zum Erfolg
Diese beiden Elemente sind meist der Schlüssel zum Erfolg. Dies zeigt auch der neue, diesjährig erschienene Nielsen Norman Report „Intranet Information Architecture Design Methods and Case Studies“.

Aber Sie brauchen gar nicht den rund 1350-seitigen Bericht lesen um zu dieser Erkenntnis zu kommen. Fragen Sie einfach mal einen Mitarbeiter eines globalen Unternehmens. Der wird Ihnen vielfach Antworten: Die Suche funktioniert nicht wirklich oder er findet sich einfach in der Navigation seines Intranets absolut nicht zurecht.
Die schlechte Nachricht dabei: Sie werden diese Probleme wahrscheinlich nie vollständig lösen können. Vor allen Dingen, wenn Sie zehntausende von Seiten in Ihrem Intranet haben.

ABER… Sie können einiges tun um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Beginnen wir mit dem vermeintlich einfacheren Thema: Die Suche.
Je nach verwendeter Technologie stehen Ihnen hier verschiedenen Mechanismen zur Auswahl, die in diesem Blogpost nicht im Einzelnen behandelt werden können. Aber unabhängig von der Technik stehen Ihnen ein paar einfache Möglichkeiten zur Verfügung:

Benennung von Inhalten (Seiten, Dokumenten, Bildern)
Schulen Sie die Intranetverantwortlichen darin, Inhalte sinnvoll und themenbezogen zu benennen. Dies unterstützt den Suchenden bei seiner Suche nach bestimmten Informationen.

Verwendung von Metadaten
Metadaten, wie Schlagworte oder Abstracts, sind zeitaufwendig, vor allem wenn Sie beispielsweise in einem Migrationsprojekt stecken, aber Sie unterstützen den langfristigen Erfolg Ihres Intranets. Je bessere Informationen Sie zu einer Seite oder einem Dokument hinterlegen, desto besser kann die Suche funktionieren.

Relevanz
Genauso wie bei Google nutzen auch Intranet-Suchmaschinen ein Relevanz-Ranking. Je nach Anbieter und Technologie werden anderer Ansätze verwendet. Daher empfiehlt es sich eine Optimierung der Gewichtung der einzelnen Faktoren (meist in Zusammenarbeit mit dem Anbieter) vorzunehmen.

Erwartungsmanagement
Wie bereits erwähnt, können Sie einiges tun um die Ergebnisse für den Suchenden zu verbessern, aber Sie werden schwerlich eine „Google-Suche“ schaffen können. Stellen Sie darum sicher, dass dies Ihren Intranet-Nutzern bewusst ist.

Fazit
Die Arbeit fängt nach Abschluss eines Intranet-Projekets erst an. Intranetverantwortliche müssen geschult werden, Relevanz-Kriterien evaluiert und angepasst werden, Nutzerverhalten analysiert und auf das Intranet angepasst werden. Ein Intranet ist immer work in progress.

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