IT Service Management basierend auf SharePoint 2013 mit Nintex und MatchPoint

Gestern fand im Papiersaal in Zürich die Release Party von MatchPoint Snow statt. Beim neuesten Wurf des Software Herrstellers Colygon handelt es sich um eine unternehmensweite Collaboration Plattform basierend auf SharePoint 2013. Es wird als „Facebook für Unternehmen“ angepriesen. Im Gegensatz zu Yammer  haben sie sich diesen Titel jedoch selber verliehen.

Die Partner wurden im Vorfeld dazu aufgefordert, ein sogenanntes „Snowflake“ zu realisieren. Bei einem Snowflake handelt es sich um  ein Modul für MatchPoint Snow. Dieses besteht grundsätzlich aus einem Workspace Template, welches die Werkzeuge zur Unterstützung eines bestimmten Prozesses bereitstellt.

Da die Module News- und Vertragsmanagement bereits vergeben waren, steckten Benjamin Hörner, Ramon Brülisauer  und ich die Köpfe zusammen. Schnell kamen wir zu dem Entschluss, unsere Nintex Expertise einzubringen und mittels Workflows die Prozesse des IT-Service Management abzubilden und diese so zu automatisieren.

Von Colygon erhielten wir vor kurzem eine neue Version von MatchPoint Snow, den Developer Guide sowie ein Beispiel Projekt für ein Snowflake. Damit ausgerüstet, machten wir uns an die Umsetzung.

In unserem Showcase bildeten wir ein User Provisioning mit Active Directory Anbindung, eine Task Verwaltung sowie  ein Incident Management und einen Service Catalog ab.

IT Services

User Provisioning

Für das realisierte User Provisioning möchte ich hier kurz die Ansätze beschreiben.
Um einen neuen Benutzer zu beantragen, wird das folgende Formular ausgefüllt:

Order a User Account

 

Der hinterlegte Nintex Workflow prüft darauf hin das Active Directory auf bereits vorhandene Daten wie Username und E-Mail Adresse und startet anschliessend den Approval Prozess. Wird der Account genehmigt, wird der Benutzeraccount angelegt, wobei die gewählte Abteilung und die gewählte Software entscheiden, in welche OU, welcher Kostenstelle und welchen Gruppen der Benutzer hinzugefügt wird.

Sofern für den Benutzer noch Hardware benötigt wird, erhält die verantwortliche Abteilung den Task zugewiesen. Der Initiant und der Manager werden über den Status des Benutzeraccounts mit dem zugehörigen Benutzernamen und generiertem Passwort (welches natürlich beim ersten Login geändert werden muss) informiert.

Reporting

Zur weiteren Unterstützung haben wir unserem Snowflake noch eine Reporting Seite hinzugefügt, wo die Incidents, Tasks und Workflows zusammengefügt, ausgewertet und grafisch aufbereitet werden. Die wichtigsten Ereignisse aus dem Workspace werden zudem in die zentrale Timeline vom MatchPoint Snow geschrieben.

Reporting

Epilog

Dieser kleine Showcase zeigt auf, wie schnell und übersichtlich eine grundsätzliche IT Service Management Lösung mit Workflows in SharePoint realisiert werden kann. Neben der Verwaltung von Benutzern und Gruppen im Active Directory und Exchange kann ebenfalls das Provisioning von Sites und SiteCollections sowie die Verwaltung von Berechtigungen zentral, benutzerfreundlich und basierend auf der vorhandenen SharePoint Umgebung umgesetzt werden.

2 Gedanken zu “IT Service Management basierend auf SharePoint 2013 mit Nintex und MatchPoint

  1. Hallo,

    ein sehr interessanter Beitrag (wie sehr viele auf dieser Site :-)) über das Zusammenspiel von Nintex und MatchPoint, der einem interessante Lösungsansätze zeigt.
    Eine Frage hätte ich noch zu den Reports. Sind diese mit „Reporting Services“ umgesetzt oder sind dies Chart Webparts?

    Vielen Dank und Grüße,
    Karsten

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