Share and follow – Social Collaboration im Mittelpunkt von SharePoint 2013

„Share more, do more“ – der Slogan der SharePoint Conference ist auch als Motto der neuen SharePoint Version zu verstehen. Share and follow steht im Mittelpunkt, bzw. der Benutzer, dem es möglichst einfach gemacht werden soll, Inhalten und Personen zu folgen sowie Inhalte intern und extern zu teilen.

Im Mittelpunkt von Share & Follow steht der Newsfeed, der dem Benutzer auf seiner MySite angezeigt wird und auch für einzelne Teamsites standardmässig erstellt wird. Damit ist nun ein Microblogging, das öffentliche Versenden von Kurznachrichten, wie es der Benutzer aus anderen sozialen Netzwerken gewohnt ist, möglich.

 Share – Vergabe von Berechtigungen und Einbezug externer Partner

Die Vergabe von Berechtigungen beispielsweise war etwas, dass Benutzer selten gerne gemacht und häufig nicht verstanden haben. In der neuen Version kann der Benutzer über die allgegenwärtige „Share“-Funktion, anderen Benutzern Zugriff auf die Inhalte geben. Mit wenigen Klicks ist der Benutzer ausgewählt, die Vorschlagsfunktion beim Tippen (Suggest as you type) bietet eine angenehme User Experience.

Auf diesem Weg kann z.B. dem Kollegen Zugriff auf ein Dokument (und nicht auf die ganze Seite) gewährt werden. Und nicht nur dem Kollegen, auch externen Partnern kann der Link auf das Dokument geschickt werden, der entweder mit oder ohne Sign-In auf das Dokument zugreifen und es lesen und/ oder editieren kann. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Partnern doch um einiges (an dieser Stelle sei auch erwähnt, dass externe Benutzer nicht mehr lizenziert werden müssen).

Auch die Freigabe auf persönliche, in SkyDrive oder SkyDrive Pro abgelegte Dokumente erfolgt schnell und einfach. Auf den ersten Blick sieht der Benutzer, welche Inhalte freigegeben sind und mit einem Klick weiss er, wem er Zugriff gegeben hat.

Statusupdates über den Newsfeed

Über den Newsfeed auf der Profilsite oder der Teamsite kann der Benutzer Status-Updates einfügen oder mittels @ und einem Benutzernamen eine Person direkt adressieren, um ihm Nachrichten zukommen zu lassen. Diese Nachrichten wird der Benutzer dann im „Mentions“-Stream angezeigt bekommen.  Auf diese Weise sind Dialoge möglich und in der Teamsite sieht jeder Benutzer sofort, was aktuell diskutiert wird.

Follow me – Folgen von Sites, Dokumenten, Schlagworten und Benutzern

Damit der Benutzer alle Informationen erhält, die für ihn relevant sind, kann er Sites, Dokumenten, Schlagworten oder Benutzern folgen. In den Newsfeed Einstellungen kann er Benutzer konfigurieren, welche Art von News angezeigt werden sollen,  um den Overload ein wenig zu steuern.

 Fazit

Es sind die vielen Kleinigkeiten, die in der neuen Version überarbeitet wurden und Spass machen. Funktionen sind dort verfügbar wo man sie braucht und Aufgaben können einfacher und mit weniger Klicks erledigt werden. Das macht die neue Version transparent und aufgeräumt.

Mit SharePoint 2013 rückt das Microblogging in den Vordergrund und wem dies noch nicht ausreicht, dem steht mit Yammer ein Tool zur Seite, das im Bereich Social Collaboration noch mächtiger ist. Dies bedeutet aber auch eine Entscheidung gegen den Newsfeed von SharePoint, denn mit zwei Streams wird der Benutzer definitiv überfordert. Wann eine komplette Integration von Yammer und SharePoint ansteht, wollte oder konnte Microsoft noch nicht kommunizieren.

Für den Endanwender sind zwar viele neue Möglichkeiten dazugekommen, aber auch hier muss zuerst geprüft werden, ob und wie diese eingesetzt werden sollen und welche Schwächen dem zugrunde liegen. Die ungesteuerte Vergabe von Berechtigungen oder der Versand von Links nach extern auf interne Dokumente sollten vorab geprüft und die Möglichkeiten definiert werden.

Die Site Mailbox oder das Ende von Outlook als Dokumentenmanagement-System

#sp12. Das Collaboration-Tool Nummer 1 ist immer noch Outlook oder Mails im Allgemeinen. Mitarbeiter verschicken Dokumente per Mail, speichern sie lokal ab, bearbeiten diese um sie zurück zu schicken. Das Problem dabei ist, dass man sich nie sicher sein kann, wo und bei wem die aktuelle Version liegt.

Site Mailbox als Lösung

Um es dem Benutzer noch einfacher zu machen, Mails zu verschicken und die Inhalte trotzdem in SharePoint zu lassen, hat Microsoft in SharePoint 2013 die Site Mailbox eingeführt.

Diese Mailbox ist in jeder Teamsite dabei, hat eine Mailadresse und wird dem Mitarbeiter in Outlook angezeigt. Alle Mails, die z.B. im Kontext des Projekts verschickt werden, können cc an die Mailbox geschickt werden. Der Vorteil daran ist, dass die komplette Kommunikation an einer Stelle ist und auch Mitarbeiter, die später in das Projekt einsteigen, sich einfach in den Verlauf einarbeiten können.

Trennung von Mails und Dokumenten

Mit der Site Mailbox lässt sich eine klare Trennung von Dokumenten und Mails realisieren, da Inhalte stets in SharePoint und Mails in Exchange gespeichert und keine Redundanzen aufgebaut werden. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass die Speicherkapazität effizient genutzt wird, sondern auch den Vorteil der „single source of truth“. Es zählt stets das Dokument in SharePoint und nicht die lokal gespeicherte oder per Mail verschickte Version.

Integration der Mailbox und Dokumente in Outlook

Der Benutzer hat in Outlook nicht nur Zugriff auf die Mails, sondern auch auf die Dokumente, die im in der gleichen Struktur angezeigt werden. Er kann die Dokumente von Outlook (die Links auf die Dokumente in SharePoint sind) direkt öffnen oder per drag and drop in eine Mail integrieren und an seine Kollegen schicken. Das gute ist, dass dabei wiederum nur die Links verschickt werden.

Es können zwar nicht alle Metadaten der Dokumente angezeigt werden, aber fürs erste kann man darauf verzichten und sollte der Benutzer nach Dokumenten suchen, kann er mit einem Klick auf die Bibliothek in SharePoint zugreifen. Dass jede Bibliothek eine eigene Suchbox hat, ist eine weitere Erleichterung für den Nutzer.

Die in Outlook integrierte Bibliothek zeigt dem Mitarbeiter an, welche Dokumente er bereits gelesen hat und welche nicht und sobald ein Kollege ein Dokument ändert und eincheckt, ist das Dokument wieder „ungelesen“. Dies ist sehr hilfreich um Änderungen nachzuverfolgen.

Die Site Maillbox ist damit ein wichtiges Hilfsmittel für den Benutzer und wird die Arbeit mit Mails und Dokumenten sowie die Zusammenarbeit im Team oder in Projekten meines Erachtens stark vereinfachen.  Nicht mehr der Benutzer muss sich entscheiden, ob er ein Link auf ein Dokument verschickt oder das Dokument selbst, sondern das System unterstützt ihn soweit, dass der Prozess für den Benutzer der gleiche bleibt, die Dokumente aber an Ort und Stelle bleiben. Outlook als Dokumenten-Management System könnte damit bald der Vergangenheit angehören.

Microsoft eröffnet die SharePoint Conference 2012

Microsoft hat gestern die SharePoint Conference 2012 eröffnet, auf der die neue Version im Detail vorgestellt wird. 10000 Besucher aus 85 Ländern sind dem Ruf gefolgt und sich für die Conference in Las Vegas eingefunden.

The new Way to work together

In der Keynote wurde in einer grossen Show die Vision von Microsoft von SharePoint 2013 vorgestellt, dem „the new way to work together“!

Die wichtigsten Messages der Keynote  waren:

  • Deutliche Verbesserung des User interface: das Interface von SharePoint ist deutlich angenehmer gestaltet, als dies bisher der Fall war. SharePoint wird so ein attraktives und intuitiv bedienbares Collaboration Tool. Im Detail zeigt sich dies durch einfache drag-and-drop Möglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement, übersichtliche und einfache Bedienung für Content Autoren und besser zugängliche Funktionen
  • Social Collaboration und Bedeutung von Yammer: mit dem Kauf von Yammer hat Microsoft deutlich gemacht, wo sie die Zukunft sehen, nämlich im Bereich Social Collaboration. Die ersten Schritte der Integration sind gemacht und weitere werden folgen. Wichtig ist zu erwähnen, dass auch ohne Yammer SharePoint 2013 gewaltige Fortschritte als Social Software gemacht hat. Unter anderem wurde ein neues Community Portal bereitgestellt, in dem Benutzer zusammenarbeiten können und die Microblogging Funktionen wurden stark ausgebaut. Zusätzlich wird es für den Benutzer noch einfacher, Änderungen zu verfolgen und Inhalte zu teilen. Aber dazu mehr in einem eigenen Post.
  • Cloud: für Microsoft geht der Wunsch-Kunde der Zukunft in die Cloud. Alle Demos der Keynote wurden in Office 365 gemacht und mit dem App Store Modell soll die Möglichkeit bestehen, Applikationen in der Cloud zu hosten. Mit Office 365 hat der Benutzer die Möglichkeit, alle für die Business Produktivität wichtigen Tools, SharePoint, Outlook, Lync und Office aus der Cloud zu beziehen und plattformübergreifend zu nutzen. Die Release-Zyklen in der Cloud sollen zukünftig nur noch 90 Tage betragen und nicht mehr 3 Jahre wie bisher.
  • Zugriff von überall: Über Skydrive Pro werden die persönlichen Dokumente in der MySite in Skydrive Pro, der Storage-Cloud von Microsoft gespeichert. Dies soll es dem Benutzer ermöglichen, von überall und von allen Devices (ja, auch iPhone und iPad wurde in den Mund genommen) auf die persönlichen Daten zuzugreifen. Zusätzlich können die Daten offline synchronisiert werden
  • Integration von FAST Search in SharePoint: Es gibt keinen Unterschied mehr in der Suche. Die FAST Search wurde in SharePoint integriert und bietet zahlreiche Verbesserungen. Zusätzlich hat Microsoft die Wichtigkeit von Search-Driven Applications verstanden und bietet auch hier tolle Features

Dies als Überblick aus der Keynote. Es folgen nun über 300 Sessions in den verschiedensten Themen und Details dazu in den nächsten Tagen hier an dieser Stelle.

Unter dem Hashtag #spc können die Tweets der Conference verfolgt werden.

SharePoint 2010 vs. SharePoint 2013: Vergleich der Beschränkungen – Grenzen

Microsoft hat auf Technet die Grenzen von SharePoint 2013 im folgenden Artikel veröffentlicht: Softwarebeschränkungen und -grenzen für SharePoint Server 2013 Preview

Wo und wie sind die Grenzen im Vergleich zu der Vorgängerversion 2010 verschoben worden?

Die Unterschiede sind in tabellarischer Form in  diesem Artikel von Noorez Khamis (MVP) übersichtlich dargestellt.

Allgemein kann gesagt werden, dass sich die Beschränkungen gleichen, es jedoch bei der Search Service Applikation Unterschiede gibt. So sind die Werte tendenziell nach unten korrigiert worden.

Ich denke aber, dass die Grenzen bei SharePoint 2010 einfach nicht ganz korrekt waren und dass man aus den Erfahrungen mit SharePoint 2010 die SharePoint 2013 Grenzen entsprechend angepasst hat.

Änderungen von SharePoint 2010 zu SharePoint 2013

In SharePoint 2013 sind ein paar Funktionalitäten von SharePoint 2010 veraltet. Gewisse Funktionalitäten sind in SharePoint 2013 nicht mehr vorhanden oder sollten in SharePoint 2013 nicht verwendet werden da sie im nächsten Major Release (SharePoint 201?) nicht mehr unterstützt werden.

Ein Technet Artikel listet die geänderten Funktionalitäten auf und zeigt welche Migrationsmöglichkeiten bestehen. Auf den ersten Blick sind viele Änderungen im Bereich Suche und dann wird noch mit den „alten“ Workspace Site Templates (Funktionalität seit SharePoint 2003)  aufgeräumt, welche v.a. mit dem Team Site Template abgelöst werden.

 

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